Co mi grozi za niezgłoszenie do CEiDG / KRS rachunku firmowego, który używam?
Nowe przepisy nie wprowadzają sankcji dla otrzymującego płatność za niepodanie danych rachunku bankowego oraz za korzystanie z rachunku, którego niepodano w ewidencjach podatkowych.
W efekcie:

jeśli podatnik otrzymuje wyłącznie płatności nieprzekraczające 15.000 zł brutto – to nie jest on obowiązany na białej liście podawać swojego numeru rachunku bankowego,
jeśli podatnik nie poda takich danych a płatność przekroczy 15.000 brutto, to naraża się na konsekwencje braku płatności – kontrahent nie będzie zainteresowany dokonaniem płatności przed aktualizacją danych na białej liście i wskazaniem na niej rachunku.

Jednocześnie wystąpić mogą sankcje za niedopełnienie obowiązków ewidencyjnych w CEiDG. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera m.in. nazwę (firmę), adres stałego miejsca wykonywania działalności, o ile takie miejsce posiada, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, o ile takie miejsca posiada, numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany, organ ewidencyjny, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych. Podobne dane dotyczą przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi.
Zgodnie z przepisami kodeksu wykroczeń, kto wykonuje działalność gospodarczą m.in. bez wymaganego zgłoszenia albo nie dopełnia obowiązku zgłaszania do ewidencji działalności gospodarczej zmian danych objętych wpisem, podlega karze ograniczenia wolności (trwa miesiąc) albo grzywny (w wysokości od 20 do 5000 zł).
pl
Czy biała lista jest powiązana z podzieloną płatnością (split payment)? Czy podatnik sprzedający towary lub usługi w systemie płatności podzielonej musi obowiązkowo znajdować się na białej liście?
Nie, obowiązkowa płatność podzielona nie jest powiązana bezpośrednio z rachunkiem VAT. Handel towarami i usługami z zał. Nr 15 do ustawy o VAT nie zmusza do rejestracji jako podatnik VAT czynny i ujawnienia numeru VAT na białej liście.
pl
Czy i jakie są sankcje za przelew na inny rachunek niż wskazany na białej liście (lub na dowolny podany przez kontrahenta jeśli kontrahent na liście nie ma wskazanego żadnego rachunku)?
Sankcja dotyczy podatnika dokonującego przelewu (tego, który powinien ten przelew bankowy wykonać). Nie obejmuje natomiast sprzedawcy towarów lub usług. Dokonujący przelewu musi kontrolować, aby rachunek ujawniony mu jako właściwy dla płatności na dzień przelewu był zgodny z rachunkiem ujawnionym w liście podatników VAT. W przeciwnym razie grozi mu:

Brak możliwości rozliczenia wydatku (zapłaty) w kosztach podatkowych,
Obowiązek odpowiedzialności solidarnej za zobowiązanie VAT sprzedawcy z tytułu dokonanego zakupu – jeśli sprzedawca nie uiści VAT, nabywca będzie zobowiązany ten VAT ponownie zapłacić bezpośrednio do urzędu skarbowego mimo że opłacił go już pierwotnie, w cenie brutto towaru lub usługi.
pl
Czy kompensata lub barter może być rozliczana w kosztach podatkowych? Nie są one realizowane poprzez żaden rachunek.
Tak, nie ma ograniczeń co do tego rodzaju rozliczeń. Podatnicy nie muszą w ich przypadku kontrolować wykazu podatników VAT pod kontem rachunku bankowego kontrahenta. Zobowiązania uregulowane w innej formie niż płatności, będą w całości kosztem uzyskania przychodu, bez względu na wysokość rozliczanej kwoty (limit 15.000 zł dotyczy wyłącznie „płatności”, a rozliczenia barterowe czy kompensata takiego warunku nie spełniają).
pl
Czy na białej liście można wykazać rachunek prywatny, na który wpływać będą przelewy firmowe?
Nie, rachunek prywatny – rozliczeniowy, oszczędnościowy i inny nie znajduje się na białej liście podatników. Wyłącznie rachunki otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podlegają ujęciu na białej liście.
pl
Czy na białej liście powinny pojawić się wszystkie rachunki podatnika?
Rachunki powinny być zbieżne ze zgłoszeniem do CEiDG. W CEiDG znajdować może się kilka rachunków (podstawowe, pomocnicze) i wszystkie one powinny pojawić się na białej liście. Podatnik powinien w zgłoszeniu CEiDG / KRS zawrzeć wszystkie rachunki, jakimi posługuje się w działalności gospodarczej i które otwierane były w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
pl
Czy na białej liście znajdują się podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT podmiotowego (sprzedaż do 200.000 zł) lub przedmiotowego (np. branża medyczna)?
Nie, wykazem podatników VAT są objęci wyłącznie podatnicy VAT zarejestrowani. W przypadku dokonywania płatności na rzecz tych kontrahentów nie wystąpią sankcje za dokonywanie płatności na rachunek niewymieniony na białej liście.
pl
Czy na białej liście znajdą się również podatnicy europejscy? Czy transakcje WNT, WDT powinny być rozliczane z użyciem wcześniej weryfikacji kontrahenta na białej liście VAT?
Nie, wykazem podatników VAT są objęci wyłącznie podatnicy VAT zarejestrowani. W konsekwencji kontrahenci, o których mowa, nie są objęci tym wykazem. W przypadku dokonywania płatności na rzecz tych kontrahentów nie wystąpią sankcje z tytułu dokonywania płatności na rachunek niewymieniony na białej liście.
pl
Czy należy zgłaszać do urzędu skarbowego rachunki VAT?
Nie, rachunek VAT nie podlega zgłoszeniu do białej listy podatników. Rachunek VAT jest rachunkiem technicznym, na który dochodzi do przelewów rozksięgowywanych po uznaniu przelewu na rachunek firmowy przedsiębiorcy. W efekcie nabywca nie prowadzi żadnych przelewów bezpośrednio na rachunek VAT sprzedawcy towarów i usług – dokonuje jedynie oznaczenia woli zapłaty w podzielonej płatności należności i wskazuje, jaka kwota ma wpływać na rachunek VAT nabywcy. W efekcie na białej liście pojawić się musi wyłącznie informacja o podstawowym rachunku rozliczeniowym z działalności gospodarczej.
pl
Czy płatności do 15.000 zł również trzeba przeprowadzać wyłącznie na rachunek z białej listy, aby rozliczać poniesiony wydatek w kosztach podatkowych?
Nie, wyłącznie płatności przekraczające 15.000 zł podlegają obowiązkowi ich przeprowadzenia z użyciem rachunku bankowego wskazanego na białej liście, a w przypadku podatników innych niż VAT czynni – z użyciem dowolnego rachunku bankowego lub rachunku w SKOK.
pl
Jakimi danymi posługiwać się w wyszukiwarce na białej liście?
Podatnik dokonujący przelewu i kontrolujący aktualność podanego mu rachunku bankowego sprzedawcy, powinien korzystać z danych zawartych na białej liście, aktualnych na dzień przeprowadzenia przelewu bankowego. W efekcie zmiany występujące pomiędzy datą dokonania czynności opodatkowanej VAT, a data przelewu wpływają na kwestie kontroli danych na liście VAT.
pl
Kupuję zestaw komputerowy za 19.000 zł. Podzieliłem to na trzy faktury – za monitor 7.000, za jednostkę centralną 8.000, za sprzęt dodatkowy 4.000 zł. Czy muszę dokonać przelewu na rachunek VAT kontrahenta, powiązany z białą listą?
Tak, mimo że żadna z faktur nie przekracza limitu 15.000 brutto, to podział dotyczy wcześniej zawartej jednej transakcji (jeden zestaw komputerowy). Dla ustalenia obowiązku posłużenia się numerem rachunku znajdującym się w wykazie podatników VAT istotne jest czy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Gdyby zdarzyło się, że osobno dochodzi do zakupów poszczególnych składników majątku, transakcja nie wymaga płatności na rachunek z białej listy. 
Za jednolitą gospodarczo transakcję uznaje się dostawy wiążące się z realizacją jednej umowy, również wówczas gdy w ramach tej umowy występuje kilka lub więcej zleceń lub wystawianych jest kilka lub więcej faktur dokumentujących poszczególne dostawy. Do oceny czy jednolita gospodarczo transakcja przekracza kwotę 20.000 zł netto, istotne są warunki umowy, w szczególności dane dotyczące wielkości składanego zamówienia lub zawieranego kontraktu. Za jednolitą gospodarczo transakcję uznaje się również jedną lub więcej niż jedną umowę, jeżeli okoliczności towarzyszące transakcji lub warunki, na jakich została ona zrealizowana odbiegają od okoliczności lub warunków zwykle występujących w obrocie towarami, do których odnosi się limit transakcyjny (Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 1 grudnia 2017 r., sygn. Akt 0115-KDIT1-3.4012.681.2017.2).
pl
Na białej liście nie ma mojego rachunku – co zrobić?
Należy sprawdzić dane w KRS/CEiDG, gdyż sa one podstawą informacji zamieszczanych na białej liście. W efekcie podatnik co do zasady zobowiązany będzie do zaktualizowania danych w tych rejestrach. 
Jeśli dane są nieprawidłowe, podatnik może również wystąpić z wnioskiem o sprostowanie danych zawartych na białej liście.
pl
Na jaką datę poszukiwać informacji na białej liście?
W zakresie kontroli rachunku, na jaki ma zostać dokonana zapłata, istotną jest data dokonywania płatności (obciążenia rachunku bankowego dokonującego przelewu bankowego).
W zakresie pozostałych danych podmiot powinien kontrolować dane podatnika na dzień przeprowadzenia transakcji (powstania obowiązku podatkowego). Będzie to bowiem decydujące w zakresie
pl
Płatności za fakturę dokonałem jako przedsiębiorca kartą debetową. Czy wydatek mogę zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli płatność przekroczyła 15.000 zł brutto?
Tak, wymóg płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego spełniony jest także w przypadku posługiwania się instrumentami płatniczymi związanymi z rachunkami płatniczymi (np. kartą debetową).
pl
Płatność nastąpi na indywidualny rachunek podatnika u kontrahenta (w tym przypadku – w sieci energetycznej). Czy taka płatność zostanie zaliczona w koszty?
Nie, jeśli przekracza 15.000 zł. Indywidualne rachunki podatkowe, nieujęte w wykazie podatników VAT, nie pozwalają na rozliczenie kosztów uzyskania przychodów.
pl
Zapłaciłem 30.000 zł na rachunek nieznajdujący się na białej liście. Nie zgłosiłem tego faktu do urzędu skarbowego w wymaganym terminie. Jaką kwotę mogę rozliczyć w kosztach?
Wyłączy Pan z kosztów całą kwotę wynikającą z transakcji a nie jedynie nadwyżkę ponad 15.000 zł brutto. W efekcie koszty podatkowe wyniosą 0 zł.
pl
Zapłaciłem z pominięciem rachunku ujawnionego w białej księdze na rzecz podatnika VAT czynnego. Czy do kosztów nie zaliczę 15.000 zł netto czy brutto?
W kosztach nie rozliczy Pan całej kwoty, a nie tylko nadwyżki ponad kwotę 15.000 zł brutto. W efekcie wylicza Pan wartość netto z takiej faktury i całą taka kwotę netto nie zalicza do kosztów, a w przypadku wcześniejszego już wprowadzenia do kosztów – obniża je lub podwyższa przychody podatkowe.
pl