Als Personalleiterin möchte ich im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung besonders auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die psychische Gefährdungsbeurteilung eingehen. Was ist dabei zu beachten?
Das Messen der Mitarbeiterzufriedenheit ist elementarer Teil einer jeden Mitarbeiterbefragung. Sie sollten daher ausreichend Items einsetzen, um diese für alle relevanten Bereiche zu erheben, zusätzlich sollte auch die Gesamtzufriedenheit mit erfragt werden. Diese Skala sollte mindestens 7 Stufen aufweisen, um ausreichend differenzieren zu können. Es ist dann bei der späteren Analyse auch leichter, Variabilität statistisch aufzuklären und Gründe für Unterschiede zwischen Gruppen aufzudecken. 
Auch empfiehlt sich eine turnusmäßige Befragung, bei der die Werte verglichen werden können und somit ein Instrument zur Verfügung gestellt wird, das schwierige Entwicklungen rechtzeitig erkennen kann oder in der Lage ist, den Erfolg einer personalpolitischen Maßnahme zu evaluieren. 
Zur psychischen Gefährdungsbeurteilung existieren bereits einige Fragebogenkataloge, die in Ihren individuellen Fragebogen implementiert werden können. Hier ist darauf zu achten diese – je nach Größe, Art und Branche des Unternehmens – spezifisch anzupassen.
Der Grund dafür ist, dass Stressfaktoren zwischen Organisationen deutlich variieren können, es gilt also, die relevanten Faktoren zu identifizieren und mittels spezieller Fragetechniken zu erheben.
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Muss ich die IT-Struktur für eine Onlinebefragung selbst bereitstellen?
Nein. PHIMEA kann Ihnen die komplette IT-Plattform für Ihre Online-Mitarbeiterbefragung zur Verfügung stellen.
Eingeschlossen ist die Programmierung, die Anpassung an Ihr Corporate Design und die Bereitstellung einer Testphase. Läuft die Befragung, werden Sie engmaschig über den Rücklauf informiert.
Dies ist auch als einzelne Leistung buchbar.
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Unser Unternehmen möchte eine Mitarbeiterbefragung durchführen. Was ist bei der Fragebogenerstellung besonders zu beachten?
Zunächst ist es wichtig, die Mitarbeiterbefragung anzukündigen und anonym durchzuführen, um ein hohes Commitment und eine hohe Rücklaufquote zu erreichen. Außerdem sollte in der Ansprache herausgestellt werden, dass die Mitarbeiterbefragung nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern vor allem auch für die Mitarbeiter einen hohen Nutzen mit sich bringt.
Bei den Formulierungen sollten Sie darauf achten, dass die Fragen eindeutig gestellt werden und alle Bereiche, die für die Mitarbeiter wichtig sind, abgefragt werden. Zudem sollten Blöcke, die inhaltlich ähnlich sind, gebildet werden (z. B. Betriebsklima, Umgang und Zusammenarbeit mit Kollegen usw.).
Ein weiterer Punkt betrifft die Skalenbildung, diese sollten möglichst bipolar sein und ausreichende Antwortoptionen (mindestens 5 Stufen) bereitstellen. Mehrfachantworten sind nicht empfehlenswert, da sie statistisch nicht optimal ausgewertet werden können. 
Zusätzlich zu den Items sollten Sie Aufbruchvariablen definieren und diese mit erheben, um bei den späteren Analysen Unterschiede zwischen Gruppen (z. B. Abteilungen, jungen und älteren Mitarbeitern) aufdecken zu können. Mehr zum Thema erfahren Sie auch auf der Seite Mitarbeiterfragebogen.
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Was ist eine Hybridbefragung?
Eine Hybridbefragung setzt sich aus einer schriftlichen und einer digital gestützten Befragung zusammen.
Etwas ausführlicher: Es gibt zwei wesentliche Formen zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.
Zum einen kann eine Online-Befragung durchgeführt werden, der Zugriff auf die Software erfolgt mittels üblicher Browser. Inzwischen ist es mit den meisten Tools möglich, auch via Tablet oder Smartphone auf die Befragung zuzugreifen. 
Diese Erhebungsform bietet einige wichtige Vorteile: Die Daten liegen bereits digital vor und müssen nicht mehr gesondert erfasst werden. Durch die vorgegebene Maske sind keine Datenfehler möglich. Ein Schutz der Befragung via Passwort ist möglich.
Im Gegensatz dazu gibt es auch schriftliche Mitarbeiterbefragungen, manchmal als Paper-Pencil-Befragungen bezeichnet. Sie kommen eigentlich nur noch dann zum Einsatz, wenn digitale Befragungen nicht möglich sind. Sind beispielsweise die Befragten nicht IT-affin genug bzw. kennen sich mit Computern nicht aus oder haben darauf keinen Zugriff, muss schriftlich befragt werden. Der größte Nachteil ist, dass Fragebögen schlecht lesbar sein können, Fragen ausgelassen werden oder die Daten meist händisch erfasst werden müssen.
Kombiniert man eine schriftliche Befragung mit einer Onlinebefragung so spricht man von einer Hybridbefragung.
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Was ist eine gute Rücklaufquote bei einer Mitarbeiterbefragung?
Generell gilt: Je mehr, desto besser! Bei Mitarbeiterumfragen handelt es sich in der Regel um Vollerhebungen, keine Stichproben. Je mehr Mitarbeiter sich beteiligen, desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse.
Außerdem gilt: Je größer das Unternehmen, desto geringer die Quote. In einem Konzern ist man mit einer Quote von 50 % schon zufrieden, in mittelständischen Unternehmen sollte die Messlatte höher sein. Aus methodischen Gründen sollte man versuchen, mindestens 60 % Rücklauf zu generieren, mehr als 70 % gelten bereits als sehr gut und ab 75 % ist die Quote hervorragend.
Ist die Quote zu gering, sollten zunächst die Gründe dafür gefunden und analysiert werden. Oftmals ist dies bereits ein Indiz für eine unterdurchschnittliche Mitarbeiterzufriedenheit.
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Was kostet eine Mitarbeiterbefragung?
Hier kann man leider keinen pauschalen Betrag nennen, da sich eine Mitarbeiterumfrage aus vielen Positionen zusammensetzt, z. B.:
Muss erst ein Fragebogen erstellt werden oder liegt dieser bereits vor? Ist die nötige IT-Struktur vorhanden, um die Mitarbeiter online zu befragen? Oder soll die Befragung schriftlich erfolgen? Wie tief soll die Auswertung der Mitarbeiterbefragung gehen, ist ein Gesamtbericht für alle Einheiten ausreichend oder müssen Einzelberichte erstellt werden?
All diese Punkte machen den Aufwand einer Mitarbeiterbefragung aus und dementsprechend auch die Kosten. Eine erste grobe Abschätzung können wir Ihnen aber nach einem kostenfreien Erstgespräch geben.
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Welche rechtlichen Vorgaben bei einer Mitarbeiterbefragung müssen beachtet werden?
Mitarbeiter- und Personalbefragungen müssen freiwillig und anonym sein. Bei der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen muss darauf geachtet werden, dass die einzelnen Organisationseinheiten (wie Abteilung oder Standort) ausreichend mit Mitarbeitern besetzt sind.
Es gibt hier zwar keine gesetzlichen Vorgaben, aber pro Einheit sollte die Anzahl der Mitarbeiter mindestens 7 betragen. Es gibt auch Quellen, die etwas liberaler sind und nur 5 Mitarbeiter pro Einheit verlangen, andere sprechen von mindestens 10 Mitarbeitern.
Gibt es eine Arbeitnehmervertretung, so sollte sie über das Projekt informiert und ggf. involviert werden.
Wenn Sie weitere Informationen und Details zum Thema benötigen, können wir Sie gern dazu beraten.
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Welche sind die wichtigsten Phasen einer Mitarbeiterbefragung?
Kurz und knapp:
1. Planung und Konzeption (ggf. Fragebogenerstellung oder Anpassung)
2. Erhebungsphase (Durchführung der Mitarbeiterbefragung)
3. Datenmanagement und Auswertungsphase
4. Berichtserstellung und Ergebnisbesprechung
5. Umsetzungsphase
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Wer sollte eine Mitarbeiterbefragung durchführen?
Kurz und knapp: Jedes Unternehmen, das nachhaltig erfolgreich sein möchte und einen umfangreichen Blick auf die Meinung der Mitarbeiter erhalten will. Die konkrete Umsetzung erfolgt durch das Messen der Mitarbeiterzufriedenheit und sollte alle relevanten Bereiche des Arbeitsalltags miteinschließen.
Ziel ist es, Stärken und Schwächen im Unternehmen zu identifizieren, um anschließend Maßnahmen und Veränderungsprozesse anzustoßen. Somit können gute Mitarbeiter gehalten werden, Fehlzeiten und Fluktuation werden gesenkt. Gerade in Zeiten einer sich im Wandel befindenden Arbeitswelt ist es essenziell, gute Mitarbeiter langfristig an die Organisation zu binden. Voraussetzung dafür ist eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit.
Viele Studien haben übrigens recht eindrucksvoll bewiesen, dass Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeiterbefragungen einsetzen, erfolgreicher sind als ihre Wettbewerber. Mittelständische Unternehmen bilden dabei keine Ausnahme.
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Wie lange dauert die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung?
Bei guter Planung wird am Anfang der Zusammenarbeit eine Timeline mit allen Verantwortlichen erstellt. Sie ist der rote Faden für alle Prozessschritte. Die folgenden Werte können Ihnen eine ungefähre Orientierung geben:
Nach einem ausführlichen Kick-off Termin beginnt man mit der Erstellung oder Anpassung des Mitarbeiterfragebogens. Erfahrungsgemäß ist dieser Schritt innerhalb von 2 Wochen abgeschlossen, parallel dazu sollte das interne Marketing anlaufen. Die Mitarbeiter müssen vorab über die Befragung informiert werden. Insbesondere, dass die Mitarbeiterbefragung die Zufriedenheit der Beschäftigten erfassen soll.
Die Dauer der eigentlichen Befragung, also die Erhebungsphase, hängt maßgeblich von der Größe und der Jahreszeit ab. Liegen Ferien oder Urlaubszeiten im Befragungszeitraum, muss die Dauer verlängert werden. Man sollte flexibel auf den Rücklauf reagieren können. Ist dieser zu gering, sollte man über eine Verlängerung nachdenken.
Für die Aufbereitung der Daten, die statistischen Auswertungen und die Analysen der Mitarbeiterzufriedenheit sollte man 3 – 4 Wochen einplanen. Anschließend können die Ergebnisse bei einem persönlichen Termin oder via Online- oder Telefonkonferenz detailliert besprochen werden.
Zusammengefasst ist ein Zeitrahmen von 2 bis 3 Monaten für eine Mitarbeiterbefragung in einem mittelständischen Unternehmen realistisch und durchaus umsetzbar.
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