Dürfen auch Teilzeitkräfte, Studenten oder Minijobber steuerfreie Sachbezüge beziehen?
Ja, von den steuerfreien Gutscheinen können alle Mitarbeiter zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn profitieren.
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Erhält der Mitarbeiter das Zeugnis auch elektronisch?
Nein, Arbeitszeugnisse werden in der Regel ausgedruckt, unterschrieben und persönlich übergeben. Per Mausklick steht das Zeugnis als PDF-Datei zum Ausdrucken bereit, eine Weiterleitung innerhalb von HRworks ist daher nicht vorgesehen.
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Erhält der Personalmitarbeiter eine Übersicht der bestätigten bzw. nicht bestätigten Dokumente?
Ja, der Personalmitarbeiter erhält eine Zusammenfassung aller bereits erteilten und ausstehenden Bestätigungen.
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Funktioniert die automatische Anspruchsberechnung auch für Teilzeitkräfte?
Ja, HRworks berechnet den Urlaubsanspruch automatisch nach Eintrittsdatum und Urlaubsart, für Voll- und Teilzeitarbeitskräfte. Individuelle Arbeitspläne und sich unterjährig ändernde Arbeitspläne werden ebenso berücksichtigt. Selbst rückwirkende Änderungen sind möglich und führen zu einer korrekten Neuberechnung des Anspruchs.
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Gibt es die Administrator-Schulung auch online?
Nein. Das Schulungskonzept ist dialogorientiert, basiert auf praxisnahen Übungsaufgaben und persönlicher Betreuung durch erfahrene Consultants. HRworks bietet Ihnen in vielen Städten regelmäßig Administrator-Schulungen zu günstigen Preisen an. Bitte wählen Sie einen für Ihr Unternehmen passenden Ort und Zeitpunkt aus.
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Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit bei HRworks?
Nein. Sie haben keine Mindestvertragslaufzeit und können jederzeit zum Ende eines Monats kündigen.
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Gibt es eine Rechtgrundlage für die papierlose Essensmarke bzw. den papierlosen Zuschuss?
Im BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 bestätigt das Bundesministerium für Finanzen, dass der Sachbezugswert auch dann angesetzt werden kann, wenn Mahlzeitenzuschüsse papierlos gewährt werden.
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Gibt es eine effiziente Möglichkeit, alle Akten zu digitalisieren und schnell von der Papierakte auf die E-Akte zu wechseln?
Ja, die Importfunktion ermöglicht das Digitalisieren ihres kompletten Papierarchivs in kürzester Zeit.
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Ich möchte nur ein Modul nutzen, sinkt dann der Mietpreis?
Nein. Alle Funktionen sind miteinander verknüpft. HRworks ist als ganzheitliches System konzipiert, welches Ihre gesamten HR Prozesse optimiert.
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Ist bei der Anzeige von Krankheitstagen im Teamkalender der Datenschutz gewährleistet?
Ja, krankheitsbedingte Fehltage werden als neutrale “abwesend” eingetragen.
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Ist die Anbindung an ein eigenes Chip-System möglich?
Nein, Sie benötigen für den Einsatz außer einem Tablet keine weitere Hardware.
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Ist die Bildschirmgröße des Terminals entscheidend?
Ja. Um eine vollständige Ansicht zu gewährleisten, beachten Sie, dass Tabletsnicht kleiner als 9 Zoll sein sollten.
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Ist die Reisekostenabrechnung auch für ausländische Niederlassungen geeignet?
Ja. Für welche Länder die Werte nach aktuellem Reisekostenrecht bereits in der Software implementiert bzw. Abrechnungen nach Belegen möglicht sind, sehen Sie unter <link>
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Ist die Weitergabe relevanter Daten an ein externes Lohnbüro möglich?
Ja, über Schnittstellen oder Berichte können Sie Daten per Knopfdruck an das Lohnbüro / Lohnprogramm weiterleiten.
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Ist eine Synchronisation der in HRworks hinterlegten Termine mit meinem privaten Kalender möglich?
Ja, Sie können HRworks per AutoSync mit Google oder  Office365 verknüpfen. Reisen, Urlaub, Krankheitstageund andere Abwesenheiten werden so automatisch mit Ihrem Google- oder Outlook-Kalender synchronisiert. Sie bestimmen dabei, welche Ereignisse übertragen werden sollen und welche nicht.
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Ist eine nachgelagerte Archivierung notwendig?
Die Belege sind nach dem Anhängen an die Reisekostenabrechnung digital in HRworks gespeichert und revisionssicher archiviert. Dennoch ist es empfehlenswert, die Belege in Papierform weiterhin aufzubewahren.
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Ist es möglich, individuelle Feiertage zu definieren?
Ja, individuelle Feiertage (z. B. für Ihre Stadt, halbe Urlaubstage für Heiligabend/Silvester) können frei definiert werden. Die gesetzlichen Feiertage der Bundesländer sind bereits in HRworks hinterlegt.
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Kann auf Papierbelege verzichtet werden?
Das entscheidet Ihr zuständiges Finanzamt. Einen entsprechenden Antrag stellt Ihnen HRworks auf Wunsch gerne zur Verfügung.
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Kann die Software auch firmenspezifische Pauschalbeträge berechnen?
Ja. Werden in Ihrem Unternehmen von den gesetzlichen Pauschalbeträgen abweichende Werte angesetzt, können Sie diese individuell anpassen. HRworks berechnet automatisch etwaige zu versteuernde Anteile, diese können an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware übergeben werden.
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Kann ich auch ohne Administrator-Schulung starten?
Nein. Entscheidend für Ihren Nutzen der Anwendung ist die richtige Konfiguration. Damit Sie die HR Software von Anfang an gewinnbringend einsetzen, braucht es die Administrator-Schulung.
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Kann ich die Kommunikation mit Kandidaten direkt aus HRworks führen?
Ja, Sie können E-Mails direkt aus HRworks versenden oder bspw. ein Telefoninterview dokumentieren. So haben Sie sämtliche Bewerberkommunikation übersichtlich protokolliert.
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Kann ich die Userzahl erhöhen oder senken?
Sie können die Anzahl der HRworks Benutzer jederzeit erhöhen oder senken. Die monatliche Mietrechnung passt sich dabei immer an die aktuellen Benutzerzahlen an. Es werden jedoch mindestens 20 Anwender berechnet. Stichtag zur Berechnung der aktuellen Benutzerzahl ist jeweils der letzte Tag des Monats. Für alle Benutzer, die zu diesem Zeitpunkt im System vorhandenen sind oder im Verlauf des Monats im System angelegt waren, wird die Miete berechnet.
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Kann man über HRworks Gehaltsabrechnungen z. B. aus Datev an die Mitarbeiter verteilen, so dass die Mitarbeiter diese direkt im System abrufen können?
Ja, das ist möglich.
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Können Mitarbeiter Ihre eigene Personalakte einsehen?
Ja, je nach Berechtigung sind Personalakten und einzelne Personalakteneinträge für Mitarbeiter und Vorgesetzte zeitlich begrenzt, dauerhaft oder nicht einsehbar.
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Können Mitarbeiter in Teilzeit oder im Homeoffice von Mahlzeitenzuschüssen profitieren?
Ja, Mahlzeitenzuschüsse können grundsätzlich auch für Teilzeit- oder Homeoffice-Mitarbeiter genutzt werden. Aktuell gibt es keine gegensätzliche Rechtsgrundlage.
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Können Mitarbeiter selbst Dokumente in ihrer Akte speichern?
Ja, Mitarbeiter können selbst PDF-Dokumente hochladen. Der zuständige Personalverantwortliche wird automatisch über neue Dokumente im Sammelkorb informiert und speichert diese als neuen Eintrag in der Personalakte des Mitarbeiters. Mehrfaches Scannen, Kopieren und Abheften von Papierdokumenten entfällt komplett.
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Können die QR-Ausweise aus HRworks heraus generiert werden?
Ja, die Ausweise werden im PDF-Format erstellt und können anschließend ausgedruckt und ggf. laminiert werden.
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Können die Stellenanzeigen individuell gestaltet werden?
Ja, die Gestaltung des gesamten Stellenportals können Sie individuell anpassen. Sie können das Layout für die Stellenübersicht, Stellenanzeigen und Bewerbungsformular definieren sowie eine eigene Firmenbeschreibung und weitere zusätzlichen Informationen hinterlegen. Außer Schriftgröße und Schriftart definieren Sie die Farben, die Ihrer Corporate Identity bzw. Ihren Vorstellungen entsprechen. Sie geben an, wo das Firmenlogo auf den Karriereseiten positioniert werden soll.
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Können die am Kiosk erfassten Arbeitszeiten auch korrigiert werden?
Mitarbeiter, die sich ausschließlich an Kiosk-Geräten ein- und ausstempeln, haben nicht die Möglichkeit, ihre erfassten Arbeitszeiten nachträglich manuell zu bearbeiten. Änderungen müssen in dem Fall von einem zuständigen Verantwortlichen durchgeführt werden.
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Mit welchen Webbrowsern kann die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden?
Die Führerscheinkontrolle wird von den Browsern Chrome, Edge, Firefox und Opera unterstützt. Die Nutzung ist zudem ab dem Betriebssystem iOS 11 auf iPhones und iPads sowie auf Geräten mit MacOS „High Sierra“ im Safari Browser verfügbar.
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QUESTIOFallen für die Bestellung von Amazon.de Gutscheinen Handling Fees an?
Nein, beim Kauf von Gutscheinen für Mitarbeiter über HRworks fallen keine Zusatzgebühren für Sie an. Sie bezahlen nur den Gutscheinbetrag.
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Sind Ausweise für die Kiosk-Identifizierung notwendig?
Nein, Sie können selbst entscheiden, ob sich Ihre Mitarbeiter am Kiosk via PIN oder mit QR-Code identifizieren.
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Sind Pauschalsteuer Gutscheine für alle Mitarbeiter gleichermaßen geeignet?
Generell sind Pauschalsteuer Gutscheine für alle Mitarbeiter geeignet. Bei einem Jahresgehalt von unter 15.000 Euro entsteht jedoch kein finanzieller Vorteil. Für Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt über 53.000 Euro lohnt sich der Einsatz von Pauschalsteuer Gutscheinen dafür umso mehr.
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Sind bei der Vergabe von Pauschalsteuer Gutscheinen Sozialabgaben fällig?
Ja, Pauschalsteuer Gutscheine sind sozialversicherungspflichtig. Die Pauschalbesteuerung ist daher besonders rentabel für Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt, das über der Bemessungsgrenze zur Sozialversicherung liegt.
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Sind die regelmäßigen Kontrollen automatisiert?
Ja, sowohl Mitarbeiter als auch Prüfer werden automatisch von HRworks an die nächste Überprüfung erinnert. Der Überprüfungsintervall kann eingestellt werden.
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Sind neben Amazon auch Gutscheine anderer Anbieter vorhanden?
Nein, aktuell sind nur Amazon* Gutscheine möglich.
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Sind sensible Personendaten datenschutzkonform gespeichert?
Ja, alle Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, optimal geschützt.
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Sind verschiedene Textbausteine und Formulierungen erhalten?
Ja, für jede Kategorie/Note sind bis zu fünf verschiedene Zeugnis Formulierungen vorhanden. Bei Bedarf können Sie diese um selbst formulierte Textbausteine ergänzen.
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Warum ist HRworks so günstig. Gibt es einen Haken?
Es gibt keinen Haken. Das Erfolgsrezept für den günstigen HR Software Preis setzt sich zusammen aus der großen Kundenzahl, dem Betrieb in der AWS-Cloud und der automatischen Verwaltung: Die Entwicklungskosten verteilen sich auf mehr als 170.000 Anwender und fallen dadurch für den einzelnen Kunden gering aus. Durch den Betrieb in der Cloud von Amazon Web Services sind die Kosten für Server, Personal und Administration sehr niedrig und wir geben Ihnen die HR Software Preise so weiter. HRworks erstellt automatisiert elektronische Rechnungen. Der Rechnungsbetrag wird per Lastschrift von Ihrem Konto eingezogen. So entstehen für die HRworks GmbH nur geringe Verwaltungskosten.
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Warum sind Pauschalsteuer Gutscheine sinnvoll?
Durch Abfuhr der Pauschalsteuer ist keine zusätzliche Versteuerung durch den Mitarbeiter mehr notwendig. Zudem ist durch die pauschale Besteuerung, je nach Gehaltsstruktur des Mitarbeiters, nahezu eine Halbierung des effektiven Steuersatzes möglich.
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Was passiert beim Übertreten der Steuergrenze?
Ein Übertreten der Steuerfreigrenze wird von HRworks verhindert. Sie behalten den Überblick und die volle Kostenkontrolle. Wollen Sie Ihren Mitarbeitern einen höheren Gutscheinbetrag zukommen lassen, ist die Vergabe von Pauschalsteuergutscheinen(30% nach § 37b EStG) bis zu 10.000 € pro Jahr und Mitarbeiter möglich.
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Was passiert mit den elektronischen Belegen, wenn Sie sich von HRworks trennen?
Grundsätzlich können alle elektronischen Belege aus HRworks jederzeit exportiert werden. Diese stehen Ihnen in einer übersichtlichen Ordnerstruktur zum Download zur Verfügung.
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Was passiert mit meinen Daten, wenn ich doch wieder gehen muss?
Bei Kündigung können Sie Ihre Stammdaten in Form von Berichten und ZIP Archiven für die elektronischen Belege / E-Akten herunterladen/exportieren. HRworks löscht Ihre Daten nach der Kündigung vollständig.
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Was versteht HRworks unter dem Begriff Nutzer?
Jede Person, die die Softwareanwendung einsetzt, unabhängig von ihren Rollen und Berechtigungen, ist ein Nutzer. Diese Personen haben einen Zugang zu HRworks und arbeiten mit dem System. In der Regel ist jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens ein Nutzer der Software; Bewerber dagegen zählen nicht zu den Nutzern.
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Welche Datei-Formate werden akzeptiert?
Im Compliance Management System von HRworks können Dateien im PDF- und ODT-Format hochgeladen werden.
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Welche Daten werden in das Zeugnis miteinbezogen?
Benötigte Informationen zum Unternehmen und Mitarbeiter werden automatisch aus der hinterlegten Firmenbeschreibung und den Personenstammdaten übertragen.
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Welche Dokumente gehören zu den Compliance Management Dokumenten?
Interne Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsverpflichtungen, Verhaltensrichtlinie, Unternehmensethik, Sicherheitsrichtlinie, Büroorganisation, Datenschutzerklärung etc.
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Welche Schulung begleitet die Einführung der Software?
Die Einführung in die Software unterstützt die Schulung zur Personalverwaltung. Wenn Sie noch keinen konkreten Termin in Aussicht haben, können Sie nach der Buchung, bis spätestens einen Monat vor der Schulung kostenfrei umbuchen.
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Werden Mitarbeiter über den Erhalt von Dokumenten zur Bestätigung informiert?
ede Person, der ein Dokument zugeordnet wurde, wird per Aufgabe darauf hingewiesen, dieses zu bestätigen. Bis zur Bestätigung wird der Mitarbeiter wöchentlich per E-Mail an die offenen Dokumente erinnert.
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Werden auch Bilddateien zur Archivierung anerkannt?
Nicht alle Finanzämter akzeptieren Bilddateien als gültige Rechnung, was Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben kann. Klären Sie deshalb diesen Sachverhalt mit Ihrem zuständigen Finanzamt.
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Werden die Bewerber und Recruiter über den Stand des Bewerbungsprozess automatisch benachrichtigt?
Ja, das Bewerbermanagementsystem informiert Recruiter automatisch über neu erhaltene Bewerbungen. So können Sie schnell auf Top-Bewerbungen reagieren. Bewerber werden wiederum automatisch per E-Mail über den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Unterlagen informiert.
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Werden die Führerscheinnachweise im System archiviert?
Ja, sämtliche Führerscheinkontrollen werden in HRworks gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.
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Werden die Pauschalen von HRworks gepflegt?
Ja, die Pauschalen werden automatisch von HRworks aktualisiert und historisiert gespeichert.
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Werden die Reisekostenabrechnungen archiviert?
Mit HRworks archivieren Sie die Reisekosten, Pauschalen, Fahrtkosten uvm. vollständig und revisionssicher direkt in der Software. Archivierte Dienstreisen der Mitarbeiter können nicht mehr verändert oder gelöscht werden und stehen jederzeit für Auswertungen zur Verfügung.
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Wie bleibt der komplette Mahlzeitenzuschuss steuerfrei?
Als Faustregel gilt: Zahlt der Mitarbeiter mindestens den aktuellen Sachbezugswert (2019 sind das 3,30 €) an seiner Mahlzeit selbst, entsteht kein steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil und der Mahlzeitenzuschuss bleibt bis zu 6,40 je Arbeitstag € komplett steuerfrei.
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Wie erfolgt die Abrechnung der Lizenzgebühren?
Die Lizenzen von HRworks werden monatlich abgerechnet. Die Abrechnung beginnt nach abgeschlossener Einrichtung Ihres HRworks-Accounts.
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Wie kann ich HRworks kündigen?
Sie können HRworks jederzeit zum Ende eines Monats kündigen. HRworks hat keine Mindestvertragslaufzeit.
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Wie kommt der Zuschuss beim Mitarbeiter an?
Wurden die Mahlzeitenbelege von der Fachabteilung geprüft und genehmigt, erhalten Mitarbeiter ihren Mahlzeitenzuschuss mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.
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Wie lange ist die Vertragslaufzeit?
Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Der Vertrag ist jederzeitzum Monatsende kündbar, weil wir glauben dass zufriedene Kunden gerne und freiwillig bleiben.
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Wie sieht da finale Arbeitszeugnis aus?
Durch das Hinterlegen von individuellen Brieflayouts kann der Zeugnistext direkt in HRworks auf eine Briefvorlage übertragen werden.
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Wie sind die personenbezogene Daten geschützt?
Die in HRworks angefertigten Führerscheinnachweise werden AES-256 verschlüsselt gespeichert. Das von HRworks genutzte Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert und befindet sich innerhalb der Europäischen Union. Die Kommunikation zwischen Browser und Server erfolgt über eine SSL-Verschlüsselung, ähnlich wie beim Online Banking.
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Wie verläuft die Einrichtung eines HRworks-Accounts?
Nehmen Sie ganz bequem das Ihnen vorliegende Angebot elektronisch an, um Ihre Personalprozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren. Spätestens am nachfolgenden Tag erhalten Sie unsere Software und können sofort mit der Einrichtung starten. Gleichzeitig meldet sich ein erfahrener Consultant von HRworks bei Ihnen und plant mit Ihnen gemeinsam die weiteren Schritte.
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Wie viele Gutscheine darf ein Mitarbeiter enthalten?
Die Anzahl spielt keine Rolle. Wichtig ist lediglich die Summe aller Gutscheine. Diese darf 10.000 Euro pro Mitarbeiter und Geschäftsjahr nicht überschreiten.
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Wie werden Belege, die in ausländischer Währung bezahlt wurden, umgerechnet?
Die 143 wichtigsten Währungskurse sind tagesaktuell und historisiert in HRworks gespeichert. Die Umrechnung erfolgt also immer zum jeweiligen Tageskurs. Die Recherche von Währungskursen gehört damit der Vergangenheit an.
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Wie werden die Beratungsstunden abgerechnet?
Die Abrechnung der Beratungsstunden erfolgt nach der Einrichtung. Dabei werden nur die tatsächlich benötigten Beratungsstunden abgerechnet. Wenn Sie beispielsweise ein Angebot von 8 Beratungsstunden von uns erhalten und benötigen nur 3 davon, so werden tatsächlich auch nur 3 Beratungsstunden abgerechnet.
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Wie werden die Gutscheine dokumentiert?
Sie erhalten beim Kauf von Gutscheinen eine ausführliche Rechnung, die neben den Eckdaten zu den einzelnen Bestellungen und den monatlichen Gutscheinbeträgen, die jeweilige Gutscheinart sowie die Namen der beschenkten Mitarbeiter enthält.
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Wie wird die Stellenanzeige auf der Webseite integriert?
Die Stellenübersicht, die Stellenanzeige sowie das Bewerbungsformular integrieren Sie über den von HRworks automatisch generierten Link.
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Wir nutzen Firmenkreditkarten, können diese Umsätze direkt in HRworks importiert werden?
Ja, Kreditkartenumsätze können importiert werden, so dass diese direkt als Beleg in HRworks angelegt sind. Mitarbeiter müssen diese dann nur noch der gewünschten Reisekostenabrechnung zuweisen.
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