Ist es möglich während der Digitalisierung auf die Daten zuzugreifen?
Solch eine Möglichkeit besteht durch die Einrichtung eines SharePoints. Ein SharePoint stellt einen webbasierten Platz bereit, zu dem Benutzer Dokumente zum sofortigen Teilen mit anderen Personen hochladen und nutzen können.
Links zu geteilten Dokumenten oder Bereichen zur Zusammenarbeit können einfach per E-Mail versandt werden, was es für Benutzer einfach macht, schnell auf die gewünschten Dateien zuzugreifen.
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Können Dokumente & Akten im Unternehmen gescannt werden?
Ja, und in Absprache und Analyse der betrieblichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens stehen uns die technischen Mittel für den Vor-Ort-Scan-Service für folgende Dokumente zur Verfügung:
✔ Großformate – Baupläne
✔ Pläne
✔ Bauzeichnungen
✔ Akten gängiger Art, wie: Patienten-Akten, Personalakten, Mieterakten oder Buchhaltungsakten
✔ Bücher
✔ Zeitschriften
✔ u.v.m. auf Anfrage
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Können die Unterlagen nach der Digitalisierung vernichtet werden?
Ja, unter hohen Sicherheitsauflagen:
✔ Dokumentierung der Vernichtung
✔ Sicherer Transport in zugriffsgeschützten Datenschutzbehältern in neutralen Sicherheitsfahrzeugen
✔ Durchführung der Dokumentenvernichtung nach den gesetzlichen Vorgaben (Bundesdatenschutzgesetz)
✔ Aktenvernichtung gemäß DIN 32757
✔ Aktenschreddern in den Sicherheitsstufen 3-4
Alle Akten und Dokumente werden mindestens in der Sicherheitsstufe 3 zerschreddert, also in Papierstreifen mit maximal 2 mm Breite zerkleinert. Besonders sensible Dokumente werden in der höheren Sicherheitsstufe 4 zu Schnipseln mit maximal 30 mm² Fläche zerkleinert. 
Danach werden die Schredderpartikel vermischt und zu Blöcken mit einer Verdichtung von 20 zu 1 verpresst. Eine Rekonstruktion ist in diesem Zustand nicht mehr möglich. Die Blöcke werden anschließend der Müllverbrennung bzw. Recyclingindustrie zugeführt.
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Welche Formate können gescannt bzw. digitalisiert werden?
Grundsätzlich können alle gängigen Formate von Karteikarte bis A0 digitalisiert werden.
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Welche Vorbereitungen treffe ich zur Digitalisierung meiner Akten & Dokumente?
Grundsätzlich bereiten wir die kompletten Dokumente für die Digitalisierung vor. Um Kosten und Zeit zu sparen wäre es von Vorteil, wenn überflüssige Tackernadeln, Büroklammern und Post-its beseitigt würden.
Die Erstellung einer Index-Liste für die Datei-Benennung führt ebenfalls zur Erleichterung der Datenübergabe in der gewünschten Ordnung gemäß der betriebsinternen Prozesse.
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Welche Vorteile bringt die Digitalisierung von Akten & Dokumenten?
✔ Einsparen des Platzbedarfs bis zu 99%
✔ Zugriff auf die gewünschten Informationen in Sekundenschnelle
✔ Höhere Datensicherheit – Schutz vor Verlust oder Zerstörung
✔ Kostenreduktion aufgrund vereinfachter Prozesse
✔ Investition in die Zukunft
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Welches Dateiformat eignet sich am besten für die Archivierung von Daten?
Bewährt hat sich zu mehr als 90% das PDF-Format, wobei Word, TIF und JPG ebenfalls als Format genutzt werden kann.
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Wie lange dauert die Digitalisierung eines A4-Aktenordners?
Die Beantwortung dieser Frage ist abhängig von verschiedensten Faktoren. Entscheidend ist der allgemeine Zustand des Inhaltes des Ordners.
Für einen kleinen Überblick, folgend verkürzt zusammengefasst der Arbeitsablauf:
✔ Sichtung der Akte für die Indexierung
✔ Aufbereitung der Akte, z.B.: Klammern entfernen & eingerissene Seiten reparieren
✔ Scanvorgang an sich
✔ Zusatzleistungen, z.B. manuelle Leerseitenlöschung sowie manuelles Drehen der Seiten in Leserichtung
✔ OCR – Texterkennung
✔ Datenspeicherung
Nach der ersten Sichtung und internen Analyse der zu scannenden Unterlagen können wir eine Aussage dazu treffen, welchen Zeitraum die Digitalisierung in Anspruch nehmen wird.
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Wie sicher sind die Daten während der Digitalisierung?
Hierzu arbeiten wir mit einem technischen und organisatorischen Maßnahme-Katalog.In Anlehnung der Vertraulichkeit gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO definieren wir folgende Maßnahmen:
✔ Zutrittskontrolle
✔ Zugangskontrolle
✔ Zugriffskontrolle
✔ Trennungskontrolle
✔ Pseudonymisierung
✔ Weitergabekontrolle
✔ Eingabekontrolle
✔ Verfügbarkeitskontrolle
✔ Datenschutz-Management
✔ Auftragskontrolle
*Ein entsprechendes Dokument, zu den oben aufgeführten Punkten, erhalten Sie bei der Erteilung eines Auftrages.
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