1. Moet ik bij een algehele doorhaling ook onderpanden opgeven?
Bij een algehele doorhaling is het niet verplicht om de onderpanden (lees: adresgegevens en de kadastrale omschrijving) op te geven.Wij adviseren echter om de onderpanden wel op te geven. Het is voor maatschappijen dan mogelijk om sneller de juiste lening en leningdelen op te zoeken. Hierdoor kan de aflosnota tijdig worden opgemaakt.
nl
1. Waarom krijg ik als Notaris de melding dat de actie “Melden Gelden” niet is uit te voeren?
Er is eerder aangegeven dat er geen specifieke gelden opgevraagd gaan worden (bij het bericht "Melden Passeergegevens"). Dit is de reden dat ECH de mogelijkheid voor het melden van gelden blokkeert (en een rood kruis weergeeft).

Dit is te herstellen door de zaak te openen en naar "Taken" te gaan. U kunt nu bij "Melden Passeergegevens" aangeven dat u het bericht wilt wijzigen. Na het aangeven dat u een specifiek bedrag nodig heeft, kunt u het bericht bewaren en opnieuw verzenden. Nu is het bericht "Melden Gelden" weer te gebruiken in deze zaak.
nl
1. Wanneer kan ik gebruik maken van de nieuwe functies?
Dat hangt af van de applicatie die u gebruikt;

-       de webapplicatie op notarisnet vanaf 15 juni 2018;

-       de applicatie in uw eigen kantoorsoftware; zodra uw leverancier dat aangeeft.

Let op! Wij raden u aan om zaken niet met verschillende applicaties af te handelen.
nl
1. Wat zijn de deadlines voor het afhandelen van een ECH-zaak?
De berichtenstandaard van ECH kent vaste deadlines voor het versturen van berichten in het aflos- en passeerproces. Deze deadlines zijn ook terug te vinden in de takenlijst van de betreffende zaak in ECH.

Aflossen





Aflossen

Notaris

Maatschappij




Verzoek aflosnota
Vanaf 2 maanden tot uiterlijk 15 werkdagen vóór aflossen



Aflosnota*

5 werkdagen vóór aflossen


Getekende royementsvolmacht

5 werkdagen vóór aflossen


Akkoord royement

10 werkdagen ná aflossen*



* Bij royement 'om niet' wordt binnen ECH in principe géén aflosnota verstuurd. In plaats daarvan volgt uiterlijk 3 werkdagen vóór aflosdatum het bericht 'akkoord royement'. Uit dit bericht blijkt dat aan alle voorwaarden zoals gesteld in de royementsvolmacht.

 


Passeren




Passeren

Maatschappij

Notaris




Passeeropdracht
10 werkdagen vóór passeren



Melden passeergegevens

6 werkdagen vóór passeren


Melden gelden

3 werkdagen vóór passeren


Sluitnota
2 werkdagen vóór passeren



Passeerbevestiging

3 werkdagen ná passeren





De Rabobank hanteert een afwijkend proces:




Passeren (Rabobank)

Maatschappij

Notaris




Voorlopige Passeeropdracht
10 werkdagen vóór passeren



Melden passeergegevens

6 werkdagen vóór passeren


Passeeropdracht
5 werkdagen vóór passeren



Melden gelden

3 werkdagen vóór passeren


Passeerbevestiging

3 werkdagen ná passeren
nl
2. Hoe verwerk ik een verzekeringspolis die afgekocht moet worden in de afloszaak?
U kunt in het verzoek aflosnota bij de entiteit Verzekering aangeven of er aan de hypotheek nog verpande polissen zijn gekoppeld en of deze bij het aflossen dienen te worden afgekocht. Deze entiteit kunt u ook gebruiken om aan te geven of er een (bank)spaarrekening of een beleggingsrekening moet worden afgekocht. Gebruik dan de keuze ‘overig’ bij soort verzekering.

Komt u na het verzenden van het verzoek aflosnota erachter dat er nog één of meerdere polissen moeten worden afgekocht: open de ECH-zaak via de lijst met actieve afloszaken. Klik op Taken, klik vervolgens achter “Aflosopdracht en Royementsvolmacht” op de knop Wijzig. U kunt dan alsnog de polissen opgeven.
nl
2. Hoe werkt de kortingsregeling voor Notarissen bij het tijdig insturen van de Passeerbevestiging?
Stichting ECH beloont notariskantoren tijdelijk met 10% korting indien het bericht "Passeerbevestiging" binnen 3 werkdagen na passeren.

Het is onbekend hoelang Stichting ECH de korting zal hanteren. Periodiek zal de stichting beoordelen hoelang de korting nog gehanteerd zal worden.

Het ECH tarief bedraagt € 8,95 per passeerzaak. Bij het tijdig aanleveren van het bericht "Passeerbevestiging" gaat er dan € 0,89 af op de factuur. De korting is enkel op het ECH tarief; de kosten die softwareleveranciers in rekening brengen wijzigen niet door deze actie.
nl
2. Welke bestandstypen worden door de hypothecair financiers geaccepteerd als bijlage?
Binnen ECH is het mogelijk een bijlage te versturen (van en naar hypothecair financiers). Stichting ECH houdt bij, welke bestandstypen per hypothecair financier kunnen worden ontvangen;

Aegon | PDF
BLG Wonen | DOC, DOCX, PDF & RTF
Coöperatieve Rabobank U.A. | DOC, DOCX, PDF & RTF
Nationale Nederlanden | DOC, DOCX, PDF & RTF
RNHB | DOC, DOCX, PDF & RTF
RegioBank | DOC, DOCX, PDF & RTF
SNS Bank | DOC, DOCX, PDF & RTF
nl
3. Bij de hypotheekgegevens staan meerdere hypotheekrechten, hoe moet ik die instructie verwerken?
Meerdere hypotheekrechten dienen bij één hypotheekakte gevestigd te worden. Een afschrift van deze akte schrijft u ook als geheel in bij het kadaster (dus níet 2x een uittreksel).

Het van het kadaster ontvangen deel en nummer kunt u via het bericht Passeerbevestiging doorgeven aan de hypothecair financier.
nl
3. Een afgeronde ECH-zaak staat nog als actief. Wat moet ik hiermee doen?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een ECH-zaak in de actieve zakenlijst blijft staan:

 	U heeft nog niet de Bewaardersverklaring (of Passeerbevestiging) ingestuurd naar de maatschappij. Het versturen van dit bericht is noodzakelijk voor het afsluiten van de zaak. De zaak zal uit de actieve zakenlijst verdwijnen zodra dit bericht is verstuurd.
 	U heeft nog niet alle ontvangen berichten in deze zaak gelezen/geopend. Indien u dit alsnog doet, zal de zaak uit de actieve zakenlijst verdwijnen.
 	Een technische storing of fout is hiervan de oorzaak. Neem contact op met de ECH Servicedesk voor assistentie.
nl
3. Hoe wijzig ik de aflosdatum van een ECH afloszaak?
Ga voor het wijzigen van een afloszaak naar Taken. Vervolgens klikt u achter "Aflosopdracht en Royementsvolmacht" op de knop Wijzig en gaat u naar het veld “Verzoek Aflosnota”. Daar wijzigt u de datum en kunt u het bericht opnieuw versturen.

De maatschappij zal, indien van toepassing, een nieuwe aflosnota voor u agenderen.
nl
4. Hoe kan ik een afspraak annuleren?
U kunt gebruik maken van de knop “annuleren afspraak”. Deze staat bij Passeergegevens nadat u eerder passeergegevens hebt verzonden.
nl
4. Hoe wijzig ik de Royementsvolmacht van de ECH afloszaak?
De royementsvolmacht wordt opgemaakt  aan de hand van de door u ingevoerde gegevens. De volmacht is daarmee een exacte weergaven van uw input.

ECH dwingt af dat de volmacht pas kan worden meegezonden als deze als laatste stap in het proces is aangemaakt. Hierdoor kunnen er geen inhoudelijke afwijkingen tussen de volmacht en de ingevoerde gegevens ontstaan.

Iedere aanpassing in de zaak leidt per definitie tot een nieuwe volmacht. De volmacht kan niet handmatig worden gewijzigd. U wijzigt de volmacht bij "Taken" Klik achter “Aflosopdracht en Royementsvolmacht” op de knop Wijzig. Daarna kunt u naar het betreffende veld gaan om de wijziging aan te brengen om vervolgens een nieuwe Royementsvolmacht te genereren.
nl
4. Waarvoor is het bericht “Melden Wijziging” binnen ECH?
Het bericht "Melden Wijziging" gebruikt u om de andere partij te vragen een wijziging door te voeren in een verzonden bericht. Dit bericht is te gebruiken door het notariskantoor en de maatschappij.

Dit bericht wordt gebruikt als veilig communicatiemiddel tussen het notariskantoor en de maatschappij. Het is daarom van belang dat u de wijzigingsberichten altijd leest.
nl
5. Hoelang van tevoren mag ik een aflosverzoek indienen?
Mocht u een aflosverzoek aanbieden bij ECH met een aflosdatum die meer dan 12 maanden in de toekomst ligt, dan zal het verzoek geweigerd worden. De volgende foutmelding wordt weergeven:
Het is niet mogelijk om een verzoek aflosnota eerder dan 12 maanden voor de voorgenomen aflosdatum aan te bieden bij ECH. Dien het verzoek op een later moment alsnog in.





De weigering geldt alléén voor het aanmaken van een nieuwe afloszaak. Als een zaak eenmaal is aangemaakt kan een aflosverzoek opnieuw worden aangeboden (herverzending), bijvoorbeeld in geval van uitstel. In dat geval kent ECH géén beperking op de aflosdatum.
nl
5. Waarvoor is het bericht “Stoppen Proces” binnen ECH?
Het bericht "Stoppen Proces" kan door een maatschappij en door een notariskantoor worden verstuurd. Met dit bericht wordt de ECH-zaak definitief stopgezet. Dit bericht dient dus niet te worden gebruikt voor zaken die worden uitgesteld!

Er kunnen verschillende oorzaken zijn voor het stoppen van de ECH-zaak:

 	Indien er een "Verzoek Aflosnota" is verstuurd naar een verkeerde maatschappij
 	Indien er een passeeropdracht is verstuurd naar een verkeerd notariskantoor
 	Indien de zaak niet verder via ECH afgehandeld kan worden.

Het bericht "Stoppen Proces" bevat altijd een reden voor het beëindigen van de ECH-zaak.
nl
6. Hoe kan ik een adreswijziging doorgeven bij ECH?
Stichting ECH maakt gebruik van de gegevens van notariskantoren zoals opgenomen in de ledenadministratie van de KNB. U hoeft een adreswijziging daarom niet los bij ECH te melden.

Adreswijzigingen die zijn opgenomen in de ledenadministratie van de KNB worden uiterlijk de volgende werkdag automatisch verwerkt in ECH. De op ECH aangesloten banken verwerken deze wijzigingen kort daarna in hun eigen administratie.
nl
6. Hoe kan ik het afschrift van de hypotheekakte en de notarisverklaring meesturen?
Elektronisch afschrift
Als een zaak via de laatste versie van ECH wordt afgehandeld, moet een elektronisch afschrift van de hypotheekakte worden meegezonden.

Het sturen van een papieren afschrift is dan niet meer nodig.

De voordelen van het verstrekken van een elektronisch afschrift ten opzichte van papieren afschriften zijn onder meer:

 	kostenbesparing papier en porto;
 	snellere ontvangst; zodra het wordt verzonden wordt het ook ontvangen;
 	logging; aantoonbaar verzonden en ontvangen;
 	gemak; een afschrift voor meerdere partijen geschikt.

Om een elektronisch afschrift te maken moet het afschrift in PDF/A formaat worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor het ‘zetten’ van een dergelijke handtekening heeft de notaris speciale software nodig. Een afschrift dat eenmaal is voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening kan meerdere keren worden verzonden aan verschillende partijen.

In de CDR applicatie is deze software geïntegreerd en maakt de notaris van elke akte een elektronisch afschrift. Door hiervan gebruik te maken hoeft de notaris geen aparte software te installeren. Ook hoeft de notaris maar één keer het afschrift te ‘ondertekenen’.

Als u van ECH gebruik maakt door middel van een notarieel softwarepakket, zal uw software zorgdragen voor het klaarzetten van het juiste (reeds ondertekende) elektronische afschrift bij  het versturen van de passeerbevestiging. Het gebruik van een notarieel softwarepakket biedt in dat geval extra voordeel.

Notarisverklaring
Het digitale afschrift van de hypotheekakte dat middels de CDR applicatie is gemaakt bevat echter geen notarisverklaring.
Daarom is binnen ECH afgesproken dat gebruik wordt gemaakt van een losse notarisverklaring, die moet worden meegezonden met de Passeerbevestiging.

Omdat het een losse verklaring betreft is het noodzakelijk om de notarisverklaring te koppelen aan het afschrift waar deze betrekking op heeft.
Dat is binnen ECH op twee manieren geborgd.
Er kan maar 1 afschrift en 1 notarisverklaring worden verzonden in een bericht. Hierdoor is duidelijk dat de notarisverklaring bij dat afschrift hoort.
Bovendien bevat de ECH-versie (in aanvulling op de reguliere notarisverklaring) een tekstuele verwijzing naar het afschrift van de akte.
U wordt geacht de notarisverklaring volgens het ECH model op te stellen.

De notarisverklaring hoeft niet te worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het verzenden van de notarisverklaring binnen ECH leidt (net zoals bijvoorbeeld de royementsvolmacht) tot dwingend bewijs.
De notarisverklaring kan voor elke zaak specifiek worden opgesteld, maar dat hoeft niet. Als u voor elke notaris of combinatie van waarnemer – notaris een notarisverklaring maakt en deze op een centrale locatie opslaat, kan bij het verzenden van de Passeerbevestiging de juiste notarisverklaring eenvoudig gekozen worden.

U dient zelf te regelen dat de notarisverklaring die wordt verzonden in een ECH zaak, de persoon vermeld die bevoegd is om die verklaring af te leggen.

Het ondertekende afschrift is te vinden door uw repertorium in te zien in uw notariële softwarepakket of via notarisnet (zie paragraaf 5.14.1 van de handleiding).

De notarisverklaring stelt u zelf op volgens het ECH model notarisverklaring. U vult de namen en standplaats in van de (kandidaat-)notaris die de verklaring aflegt. Vervolgens maakt u hier een pdf bestand van.
nl
7. Ik wil werk delegeren aan een ander Notariskantoor. Hoe kan ik dit instellen?
Het instellen van een gedelegeerd kantoor gaat via de Servicedesk van ECH. Na contact met de Servicedesk kunnen zij het gedelegeerd kantoor toevoegen binnen ECH.
nl
8. Op welk moment moet elke partij over zijn op ECH 4.0?
ECH 3.1 blijft beschikbaar tot 31 december 2018. Tijdens deze periode zijn beide versies te gebruiken door hypothecair financiers en notariskantoren. ECH zorgt voor conversie tussen partijen op de verschillende versies. Vanaf 1 januari 2019 is alleen ECH 4.0 nog te gebruiken.
nl