Puis-je dématérialiser mes justificatifs Notilus sans risque fiscal ?
Il convient d’abord de préciser ce qu’on entend par dématérialisation des justificatifs : on parle de dématérialisation lorsque le document est émis directement au format électronique, ce qui n’est pas le cas des justificatifs de frais. Lorsque l’original du document est établi sur support papier et sauvegardé en format électronique, on parle alors de numérisation, ou digitalisation du document.Notilus propose depuis plus de 10 ans à tous ses clients la numérisation des justificatifs. En Espagne, Notilus est déjà homologuée par l’Hacienda, l’administration fiscale espagnole, depuis plus d’un an : nos clients espagnols ne sont donc plus tenus d’archiver les justificatifs papier. En France, ce n’est pas si simple…Beaucoup d’entreprises pensent, à tort, que l’arrêté du 22 mars 2017, qui permet la numérisation des factures, signe aussi la fin du papier pour les justificatifs de frais professionnels. Or, cet arrêté est strictement limité, justement, aux factures. L’URSSAF admet clairement les copies numérisées. Côté administration fiscale, pas de cadre juridique spécifiquement applicable à la numérisation des justificatifs de frais professionnels :  les entreprises qui choisissent de ne pas conserver les documents originaux prennent donc pour le moment un risque non négligeable en cas de contrôle.Heureusement, nous avons pris les devants et engagé les démarches pour faire certifier Notilus en tant que solution de digitalisation conforme avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen. De plus, dans quelques mois, l’offre Notilus sera aussi complétée d’une solution d’archivage à valeur probante, ce qui permettra à nos clients d’avancer dans leur politique « Zéro papier », écologique et économique, en toute sécurité !