6. Hoe kan ik het afschrift van de hypotheekakte en de notarisverklaring meesturen?
Elektronisch afschrift
Als een zaak via de laatste versie van ECH wordt afgehandeld, moet een elektronisch afschrift van de hypotheekakte worden meegezonden.

Het sturen van een papieren afschrift is dan niet meer nodig.

De voordelen van het verstrekken van een elektronisch afschrift ten opzichte van papieren afschriften zijn onder meer:

 	kostenbesparing papier en porto;
 	snellere ontvangst; zodra het wordt verzonden wordt het ook ontvangen;
 	logging; aantoonbaar verzonden en ontvangen;
 	gemak; een afschrift voor meerdere partijen geschikt.

Om een elektronisch afschrift te maken moet het afschrift in PDF/A formaat worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor het ‘zetten’ van een dergelijke handtekening heeft de notaris speciale software nodig. Een afschrift dat eenmaal is voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening kan meerdere keren worden verzonden aan verschillende partijen.

In de CDR applicatie is deze software geïntegreerd en maakt de notaris van elke akte een elektronisch afschrift. Door hiervan gebruik te maken hoeft de notaris geen aparte software te installeren. Ook hoeft de notaris maar één keer het afschrift te ‘ondertekenen’.

Als u van ECH gebruik maakt door middel van een notarieel softwarepakket, zal uw software zorgdragen voor het klaarzetten van het juiste (reeds ondertekende) elektronische afschrift bij  het versturen van de passeerbevestiging. Het gebruik van een notarieel softwarepakket biedt in dat geval extra voordeel.

Notarisverklaring
Het digitale afschrift van de hypotheekakte dat middels de CDR applicatie is gemaakt bevat echter geen notarisverklaring.
Daarom is binnen ECH afgesproken dat gebruik wordt gemaakt van een losse notarisverklaring, die moet worden meegezonden met de Passeerbevestiging.

Omdat het een losse verklaring betreft is het noodzakelijk om de notarisverklaring te koppelen aan het afschrift waar deze betrekking op heeft.
Dat is binnen ECH op twee manieren geborgd.
Er kan maar 1 afschrift en 1 notarisverklaring worden verzonden in een bericht. Hierdoor is duidelijk dat de notarisverklaring bij dat afschrift hoort.
Bovendien bevat de ECH-versie (in aanvulling op de reguliere notarisverklaring) een tekstuele verwijzing naar het afschrift van de akte.
U wordt geacht de notarisverklaring volgens het ECH model op te stellen.

De notarisverklaring hoeft niet te worden voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het verzenden van de notarisverklaring binnen ECH leidt (net zoals bijvoorbeeld de royementsvolmacht) tot dwingend bewijs.
De notarisverklaring kan voor elke zaak specifiek worden opgesteld, maar dat hoeft niet. Als u voor elke notaris of combinatie van waarnemer – notaris een notarisverklaring maakt en deze op een centrale locatie opslaat, kan bij het verzenden van de Passeerbevestiging de juiste notarisverklaring eenvoudig gekozen worden.

U dient zelf te regelen dat de notarisverklaring die wordt verzonden in een ECH zaak, de persoon vermeld die bevoegd is om die verklaring af te leggen.

Het ondertekende afschrift is te vinden door uw repertorium in te zien in uw notariële softwarepakket of via notarisnet (zie paragraaf 5.14.1 van de handleiding).

De notarisverklaring stelt u zelf op volgens het ECH model notarisverklaring. U vult de namen en standplaats in van de (kandidaat-)notaris die de verklaring aflegt. Vervolgens maakt u hier een pdf bestand van.