Hoe verhoudt de meldplicht zich tot de geheimhoudingsplicht van advocaten en notarissen?
Advocaten en notarissen hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Voor advocaten staat die geheimhoudingsplicht in de Advocatenwet, en voor notarissen in de Wet op het notarisambt. In de Wwft staat dat advocaten en notarissen niet aan hun geheimhoudingsplicht zijn gehouden als zij een melding doen op grond van de Wwft, en in dat kader verplicht (aanvullende) informatie verstrekken aan de Financial Intelligence Unit – Nederland en het BFT (Bureau Financieel Toezicht). Onze geheimhoudingsplicht wordt dus doorbroken door de Wwft-meldplicht.

De meldplicht geldt niet tijdens het oriënterende gesprek. Cliënten kunnen te allen tijde vrij met een advocaat of notaris spreken om de rechtspositie te bepalen, zolang er dan nog geen inhoudelijke werkzaamheden (advies) worden verricht.
nl
Hoe verloopt de identificatie?
Een onderdeel van het cliëntenonderzoek bij Wwft-dienstverlening is dat wij verplicht zijn om de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele (pseudo-)UBO te identificeren. Wij moeten de opgegeven identiteit vervolgens onderzoeken en vaststellen (‘verifiëren’). Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de advocaat of notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Natuurlijk persoon

De identiteit van een natuurlijk persoon wordt vastgesteld aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs, zoals een nationaal paspoort, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands rijbewijs. In overleg met de advocaat of notaris kan worden gekeken of er ook een ander legitimatiebewijs kan worden gebruikt. Wel geldt dat wanneer de natuurlijk persoon naast de Nederlandse nationaliteit ook een andere nationaliteit heeft, diegene verplicht is zich in Nederland altijd met een Nederlands identiteitsbewijs te identificeren.

Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging

De identiteit van een Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging wordt vastgesteld aan de hand van:

 	een online-uittreksel van de Kamer van Koophandel dat wij zelf hebben opgevraagd;
 	een digitaal gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel; of
 	een akte of verklaring die is opgemaakt of afgegeven door een in Nederland of in een andere Europese lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep.

Buitenlandse rechtspersoon of vennootschap

De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon of vennootschap wordt – afhankelijk van het land en het risico – vastgesteld aan de hand van bijvoorbeeld:

 	een uittreksel uit het buitenlandse openbare handelsregister;
 	een verklaring van een buitenlandse advocaat of notaris (of vergelijkbare beroepsbeoefenaar);
 	of een vennootschapsakte.
nl
Hoe zit het met de bescherming van persoonsgegevens?
Bij het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op grond van de Wwft verwerken wij persoonsgegevens. In onze privacyverklaring staat hoe met die persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor de persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft geldt onder meer het volgende.

De persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft worden alleen verwerkt met het oog op de Wwft. Die persoonsgegevens moeten wij bewaren tot vijf jaar na de beëindiging van de zakelijke relatie met de cliënt of na het uitvoeren van de transactie voor de cliënt. Als wij op grond van de Wwft een melding hebben gedaan, dan is de bewaartermijn van de persoonsgegevens die zien op die melding vijf jaar na het doen van de melding.
nl
Wanneer mogen de resultaten van het cliëntenonderzoek van een andere dienstverlener worden overgenomen?
Het kan voorkomen dat een cliënt bij ons wordt geïntroduceerd door een andere dienstverlener die al een cliëntenonderzoek heeft gedaan. Op grond van de Wwft mogen wij de resultaten van dat cliëntenonderzoek alleen overnemen als dat cliëntenonderzoek is gedaan door een:

 	advocaat of notaris in de EU;
 	accountant of belastingadviseur in de EU;
 	Nederlands trustkantoor;
 	gereguleerde financiële instelling (uitgezonderd een geldtransactiekantoor (wisselinstelling)) in de EU.

Een dergelijke verwijzende dienstverlener moet aan ons bevestigen dat het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft is gedaan. Daarnaast moet die dienstverlener alle identificatie- en verificatiegegevens en overige gegevens over de identiteit van de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele UBO aan ons verstrekken. Op grond van de privacywetgeving heeft de verwijzende dienstverlener hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming nodig.

Als wij alle gegevens hebben ontvangen controleren wij of het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft en ons kantoorbeleid is gedaan. Als dit niet het geval is zijn wij verplicht om zelf aanvullende maatregelen te nemen.
nl
Wat als het cliëntenonderzoek niet volledig kan worden afgerond?
Op grond van de Wwft is het voor ons verboden om een zakelijke relatie aan te gaan, voort te zetten of een transactie uit te voeren als het niet lukt het cliëntenonderzoek volledig en in overeenstemming met de Wwft af te ronden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de cliënt niet reageert op een aanvullende vraag of een verzoek tot aanvullende informatie. Als er in zo’n geval ook aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij verplicht om daarvan melding te doen bij de Financial Intelligence Unit – Nederland.
nl
Wat houdt de meldplicht in?
Wij zijn wettelijk verplicht om bij Wwft-diensten ‘ongebruikelijke transacties’ te melden bij de Financial Intelligence Unit – Nederland. Kort gezegd is een transactie of voorgenomen transactie ‘ongebruikelijk’ als die te maken kan hebben met witwaspraktijken of het financieren van terrorisme. Als wij een melding doen, mogen wij de cliënt daar niet over inlichten (ook niet bij een verzoek op grond van privacywetgeving). Dit ‘tipping off-verbod’ staat in de Wwft. De meldplicht gaat in op het moment dat wij daadwerkelijk inhoudelijke werkzaamheden voor de cliënt verrichten.

Wij mogen pas inhoudelijke werkzaamheden voor de cliënt verrichten als het cliëntenonderzoek volledig en in overeenstemming met de Wwft is afgerond. Maar als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond én er aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij ook verplicht om dit te melden.
nl
Wat houdt het cliëntenonderzoek in?
Als de van ons verlangde diensten onder de Wwft vallen, zijn wij wettelijk verplicht om cliëntenonderzoek te doen. Hoe uitgebreid dat onderzoek is hangt af van de mate van het risico op witwassen of de financiering van terrorisme. Dat risico wordt vooraf bepaald aan de hand van verschillende factoren die zijn vastgesteld in de wet, door de overheid en door de toezichthouders. Voorbeelden zijn: de aard van de dienstverlening, geografische risicofactoren, de branche waarin de cliënt actief is en de manier waarop de transactie wordt gefinancierd. Totdat het cliëntenonderzoek volledig en in overeenstemming met de Wwft is afgerond, mogen wij geen inhoudelijke werkzaamheden verrichten. De Wwft verbiedt ons om de opdracht te aanvaarden als het cliëntenonderzoek niet volledig en in overeenstemming met de Wwft kan worden afgerond. In dat geval moet ook een al bestaande zakelijke relatie worden beëindigd.

Het cliëntenonderzoek houdt in dat wij minimaal onderzoek moeten doen naar:

Als de cliënt een natuurlijk persoon is 

 	de identiteit van de cliënt en de eventuele vertegenwoordiger;
 	het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;
 	de vertegenwoordigingsbevoegdheid van degene die optreedt namens de cliënt;
 	of de cliënt voor zichzelf of voor een ander handelt;
 	of de cliënt een politiek prominent persoon is (een ‘PEP’ is);
 	de herkomst van de middelen (bijvoorbeeld het geld) die gebruikt worden bij de transactie.

Het onderzoek naar de herkomst van de middelen hoeft in de meeste gevallen niet te zijn afgerond voordat wij de opdracht mogen aanvaarden.

Als de cliënt een juridische entiteit is

 	wie de ‘ultimate beneficial owner’ (‘UBO’) of de pseudo-UBO is;
 	de identiteit van de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de UBO of de pseudo-UBO;
 	het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;
 	de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de juridische entiteit;
 	de vertegenwoordigingsbevoegdheid van degene die optreedt namens de cliënt;
 	of de cliënt voor zichzelf of voor een ander handelt;
 	of de UBO of de pseudo-UBO een politiek prominent persoon is (een ‘PEP’ is);
 	de herkomst van de middelen (bijvoorbeeld het geld) die gebruikt worden bij de transactie.

Het onderzoek naar de herkomst van de middelen hoeft in de meeste gevallen niet te zijn afgerond voordat wij de opdracht mogen aanvaarden.

Verscherpt cliëntenonderzoek

Soms zijn wij verplicht om extra maatregelen te nemen, afgestemd op de hogere risico’s die zijn gebleken. Verscherpt cliëntenonderzoek is bijvoorbeeld verplicht als:

 	de cliënt (natuurlijk persoon) of vertegenwoordiger (zoals een bestuurder) niet fysiek aanwezig is voor identificatie;
 	de cliënt, de UBO of de pseudo-UBO een politiek prominent persoon is (een ‘PEP’ is); en/of
 	er sprake is van betrokkenheid bij een land met een ‘verhoogd risico’. Dit blijkt uit verschillende lijsten waaraan wij moeten toetsen.

Ook een combinatie van factoren kan leiden tot een verhoogd risico, en dus tot verplicht verscherpt cliëntenonderzoek. Zulke factoren zijn bijvoorbeeld de branche waarin de cliënt actief is, de wijze waarop een koopprijs is bepaald, de wijze waarop de financiering plaatsvindt en een structuur die complex lijkt gegeven de bedrijfsactiviteiten.
nl
Wat houdt het onderzoek ‘herkomst van middelen’ in?
Bij financiële transacties die onder de Wwft vallen zijn wij verplicht om onderzoek te doen naar de herkomst van het geld dat daarbij wordt gebruikt. Deze onderzoeksplicht geldt niet alleen bij betaling via onze derdengeldenrekening, maar ook bij betaling tussen de partijen onderling.

Daarnaast geldt deze onderzoeksplicht ook als de transactie met andere middelen dan geld wordt gefinancierd (verrekening, schuldig erkennen, aandelen of andere activa). Het uitgangspunt is wat de cliënt verklaart. Deze verklaring moeten wij kunnen onderzoeken. Daarom moet de herkomst van de middelen ook worden onderbouwd en aangetoond met documenten, bijvoorbeeld bankafschriften of jaarrekeningen. Welke informatie precies nodig is hangt onder andere af van de herkomst van de middelen. De intensiteit van het onderzoek hangt af van de mate van het risico van de cliënt of de transactie.
nl
Wat houdt ‘monitoring’ in?
Nadat wij een Wwft-opdracht in behandeling hebben genomen, zijn wij verplicht om de aard en achtergrond van de cliënt te blijven controleren en actueel te houden. Dit wordt ‘monitoring’ genoemd. Bij nieuwe informatie of veranderde omstandigheden moeten wij mogelijk de risico’s opnieuw inschatten, opnieuw een cliëntenonderzoek doen en/of een verscherpt cliëntenonderzoek doen. Veranderde omstandigheden die van belang zijn, zijn bijvoorbeeld veranderingen in het bestuur, de activiteiten, de organisatiestructuur, de transactiepatronen, de vestigingsplaats, de transparantie en het financiële gedrag.
nl
Wat is een PEP?
Een PEP (politically exposed person) is een politiek prominent persoon. Een onderdeel van het Wwft-cliëntenonderzoek is dat wij verplicht zijn om te controleren of de cliënt, de UBO of de pseudo-UBO een PEP is. Als dat zo is, dan moeten wij een verscherpt cliëntenonderzoek doen.

Een PEP is iemand die één of meer van de onderstaande functies heeft, in het afgelopen jaar had of binnenkort zal hebben. Ook sommige familieleden van een PEP zijn een PEP. Het gaat dan om een ouder, de echtgenoot (of gelijkwaardig) of een kind of echtgenoot van een kind (of gelijkwaardig). Daarnaast is iemand ook een PEP als van diegene bekend is dat hij of zij een nauwe zakelijke relatie heeft met een PEP.

PEP-functies:

 	staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
 	parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan (zoals de Eerste of Tweede Kamer);
 	lid van het bestuur van een politieke partij;
 	lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat (zoals de Hoge Raad, de Raad van State en het College van Beroep voor het Bedrijfsleven);
 	lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
 	ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
 	lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
 	bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie (zoals Internationaal Gerechtshof, de Verenigde Naties, de instellingen van de Europese Unie, de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie en de Wereldhandelsorganisatie);
 	een andere met de hierboven vermelde functies vergelijkbare functie.
nl
Wat is een UBO (of een pseudo-UBO)?
Een UBO (ultimate beneficial owner) is een uiteindelijk belanghebbende van een juridische entiteit. Een onderdeel van het Wwft-cliëntenonderzoek is dat wij verplicht zijn om te onderzoeken wie de UBO’s zijn. Als er geen UBO is of als er twijfel is of de achterhaalde persoon wel echt de UBO is, dan wordt er een ‘pseudo-UBO’ aangewezen. Een cliënt kan één of meer UBO’s of pseudo-UBO’s hebben.

UBO

Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. De Wwft bepaalt dat de UBO elke natuurlijk persoon is die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een juridische entiteit.

UBO van de BV en de NV (niet-zijnde beursvennootschappen) is elke natuurlijk persoon:

 	met een direct of indirect belang van meer dan 25% van de aandelen, het stemrecht of het eigendomsbelang; of
 	die op een andere manier feitelijke zeggenschap kan uitoefenen (de uiteindelijk beleidsbepaler is).

’Belang’ betekent een belang in het kapitaal, zoals een recht op winst of het recht op het overschot na de vereffening. Bij de ‘feitelijke zeggenschap’ kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de zeggenschap door certificering, economische eigendom, bijzondere soorten aandelen met bijzondere zeggenschaps- en/of winstrechten, statutaire winstrechten, contractuele winstrechten, stemvolmachten en meer specifiek het kunnen ontslaan van de meerderheid van de bestuurders, het kunnen wijzigen van de statuten, het hebben van een doorslaggevende stem bij andere materiële beslissingen waardoor overheersende invloed kan worden uitgeoefend.

UBO van de stichting, de vereniging, onderlinge waarborgmaatschappij en de coöperatie is elke natuurlijk persoon:

 	met een direct of indirect belang van meer dan 25% van het eigendomsbelang (eigendomsbelang betekent het recht op uitkering uit het vermogen of op het overschot na de vereffening);
 	met direct of indirect meer dan 25% van de stemmen bij een statutenwijziging; of
 	die op een andere manier feitelijke zeggenschap kan uitoefenen (de uiteindelijke beleidsbepaler is).

UBO van de VOF, de maatschap, de CV en de rederij is elke natuurlijk persoon:

 	met een direct of indirect eigendomsbelang van meer dan 25% (eigendomsbelang betekent het recht op uitkering uit het vermogen, waaronder de winst of de reserves, of het recht op het overschot na de vereffening);
 	met direct of indirect meer dan 25% van de stemmen bij een wijziging van de samenwerkingsovereenkomst;
 	met direct of indirect meer dan 25% van de stemmen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst (anders dan door daden van beheer); of
 	die op een andere manier feitelijke zeggenschap kan uitoefenen (de uiteindelijk beleidsbepaler is).

UBO van een kerkgenootschap is elke natuurlijk persoon die bij de ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap is benoemd.

Pseudo-UBO

Soms is er geen UBO of bestaat er twijfel of de achterhaalde persoon wel echt de UBO is. In die gevallen wordt er een pseudo-UBO aangewezen. Dat is iemand die behoort tot het hoger leidinggevend personeel. Er kunnen meerdere pseudo-UBO’s worden aangewezen. Bij een rechtspersoon zijn dat de statutaire bestuurders. Het aanwijzen van een pseudo-UBO is een uiterste terugvaloptie. Bij vennootschappen zal dit bijna nooit voorkomen. Bij stichtingen en verenigingen komt dit wel voor.
nl
Welke dienstverlening valt onder de Wwft?
Niet al onze diensten vallen onder de Wwft. In de Wwft staat namelijk dat die wet van toepassing is als wij:

“[…] advies geven of bijstand verlenen bij:

 	het aan- of verkopen van registergoederen;
 	het beheren van geld, effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, edelstenen of andere waarden;
 	het oprichten of beheren van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen […];
 	het aan- of verkopen van aandelen in, of het geheel of gedeeltelijk aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen, vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen […];
 	werkzaamheden op fiscaal gebied die vergelijkbaar zijn met de werkzaamheden van […] [belastingadviseurs];
 	het vestigen van een recht van hypotheek op een registergoed; of

[…] optreden in naam en voor rekening van een cliënt bij enigerlei financiële transactie of onroerende zaaktransactie”

Deze wettekst moet per zaak worden geïnterpreteerd. Over het algemeen is het zo dat op diensten op het gebied van vastgoed en ondernemingsrecht de Wwft van toepassing is. Ook bij personen- en familierecht kan de Wwft van toepassing zijn, bijvoorbeeld als er (ook) fiscaal advies wordt verleend.

Vrijstellingen

Er zijn echter ook vrijstellingen. Ten eerste is de Wwft niet van toepassing op onze werkzaamheden om de rechtspositie van de cliënt te bepalen. Dit wordt ook wel de oriënterende fase genoemd. In deze fase worden nog geen inhoudelijke werkzaamheden verricht. Zodra die werkzaamheden wel worden verricht, is de Wwft direct van toepassing.

Ten tweede is er de zogenaamde ‘procesvrijstelling’. De Wwft is namelijk niet van toepassing als wij werkzaamheden verrichten om een cliënt te vertegenwoordigen in een rechtszaak, advies te geven in het kader van een rechtszaak of advies te geven over het instellen of vermijden van een rechtszaak.

Deze vrijstellingen gelden ook als onze dienstverlening betrekking heeft op één van de hierboven genoemde Wwft-diensten.
nl