Door het coronavirus heb ik tijdelijk geen opdrachten, kan ik bij Moneybird kosten besparen?
Als je tijdelijk minder of geen opdrachten hebt en daardoor ook niet veel in je administratie in Moneybird hoeft te doen, kun je je pakket aanpassen naar het gratis pakket. Dit kun je zelf regelen via Tandwiel > Accountbeheer. Het gratis pakket gaat in aan het einde van de periode waarvoor de kosten al in rekening zijn gebracht, dat is maximaal een maand in de toekomst. In het gratis pakket blijven alle gegevens die je al hebt ingevoerd beschikbaar. Per maand kun je maximaal 3 nieuwe verkoopfacturen, 3 inkomende documenten, 3 offertes en 10 (bank)transacties verwerken.

Als je later wel weer meer opdrachten en meer administratie krijgt, kun je je pakket altijd weer upgraden naar een van de betaalde pakketten die we aanbieden.

We wensen je veel sterkte toe de komende tijd.
nl
Er blijft concept in mijn offertenummer staan. Hoe pas ik dit aan?
Bij het verzenden van de offerte wordt het concept-offertenummer automatisch vervangen door het definitieve nummer. Als je op de offerte op het conceptnummer klikt, kun je al wel zien welk offertenummer hij gaat krijgen. Ook bij het versturen van de offerte zie je in het verzendscherm welk nummer de offerte gaat krijgen.
nl
Er zijn transacties niet automatisch verwerkt, doordat het limiet van mijn abonnement was bereikt. Kan ik de transacties alsnog wel automatisch laten verwerken?
Als Moneybird transacties niet automatisch heeft kunnen verwerken doordat het limiet van het aantal transacties is bereikt, krijg je na een upgrade automatisch de vraag of je wilt dat Moneybird de transacties alsnog automatisch verwerkt. Deze vraag krijg je op het tabblad Bank te zien.
nl
Er zijn vandaag nog geen transacties toegevoegd via de bankkoppeling, wat is er aan de hand?
Als je de bankkoppeling met ING, Rabobank en/of Knab gebruikt, geeft de bank normaal gesproken 's ochtends de transacties van de vorige dag door. Soms is er bij de bank een vertraging, waardoor de transacties pas later naar Moneybird worden gestuurd. Als je transacties mist, kun je eerst op de statuspagina kijken of er een vertraging bekend is.
nl
Heb ik een adviseur/boekhouder/accountant nodig voor mijn belastingaangiftes?
Op basis van de gegevens die je in Moneybird invoert, zoals facturen, inkoopfacturen, bonnen en (bank)transacties stelt Moneybird automatisch rapporten samen die je kunt gebruiken bij je belastingaangiftes. Er is bijvoorbeeld een rapport voor de btw-aangifte, een resultatenrekening en balans. In principe kun je hiermee je aangiftes zelf doen.

Desondanks kan het wel handig zijn om de diensten van een adviseur te gebruiken. Als je bijvoorbeeld vragen hebt over een situatie die specifiek voor jouw bedrijf zijn, kunnen wij daar niet altijd antwoord opgeven. Als je een specifieke vraag hebt waar wij je niet bij verder kunnen helpen, zullen we je aanraden om contact op te nemen met een adviseur/boekhouder. We hebben een blog geschreven met meer situaties waarin het handig is om contact op te nemen met een adviseur: Blog: Waar heb je eigenlijk een adviseur voor nodig?.
nl
Hebben jullie tips voor het doen van de btw-aangifte?
Als je op de eerste pagina van je account (als je op je bedrijfsnaam in de blauwe balk klikt) naar 'Doelen' gaat, kun je het doel 'Btw-aangifte' volgen. Je krijgt dan een aantal stappen van Moneybird die je kunt volgen om je administratie compleet te maken, zodat je uiteindelijk een goede btw-aangifte kunt doen.

Daarnaast vind je op onze website ook informatie over de btw aangifte:
- In 3 stappen een correcte btw-aangifte invullen!: Blog
- De 6 meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte: Blog
- Wat is btw-aangifte?: Kennisbank
- De btw-aangifte elektronisch indienen: Kennisbank
nl
Heeft Moneybird een optie voor voorraadbeheer?
Moneybird heeft zelf geen onderdeel waarin je je voorraad in kunt bijhouden, echter zijn er wel mogelijkheden om je Moneybird account te koppelen. Zie voor meer informatie: beheren van voorraad.
nl
Het banksaldo dat wordt weergegeven klopt niet, hoe kan dat en hoe kan ik dat oplossen?
Moneybird berekent je banksaldo aan de hand van de transacties die op het tabblad Bank staan en eventuele memoriaalboekingen waarmee het banksaldo wordt aangepast. Je kunt zien welke boekingen zijn meegenomen in de berekening van het banksaldo wanneer je op de balans klikt op de categorie van de bankrekening.

Als het banksaldo dat Moneybird heeft berekend niet overeenkomt met je daadwerkelijke saldo, vind je in de kennisbank op onze website informatie over hoe je kunt uitzoeken waar het verschil vandaan komt en hoe je het verschil kunt oplossen: Banksaldo in je administratie.
nl
Hoe kan ik alle contacten exporteren?
Op het tabblad Contacten kun je onder de knop 'Extra' de contacten exporten naar vCard of Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij de contacten zijn opgeslagen.
nl
Hoe kan ik de afschrijving(en) van een betaalbatch koppelen?
Als je je inkoopfacturen betaalt met behulp van een betaalbatch (zie Betaalbatch) hangt het van je bank af hoe je de betaalbatch terugziet bij je banktransacties. Er zijn twee mogelijkheden:
1. De betaalbatch wordt als één bedrag van je bankrekening afgeschreven. Als bij de transactie daarvan het batch-nummer is vermeld en het bedrag komt overeen met de batch in Moneybird, dan verwerkt Moneybird de transactie automatisch voor je.
2. De bedragen van de facturen uit de batch worden apart van elkaar van je bankrekening afgeschreven. Als in de omschrijving hetzelfde factuurnummer staat als die je ook hebt opgeslagen bij de inkoopfactuur op het tabblad Inkomend, kan Moneybird de transactie automatisch voor je verwerken. Als de transactie niet automatisch verwerkt kan worden, kun je zelf de juiste factuur aan de transactie koppelen.

Via het tabblad Bank kun je bij 'Betaalbatches' naar het archief gaan. Als je in het archief een betaalbatch opent, kun je ook altijd nog zien welke facturen er waren meegenomen in de batch.
nl
Hoe kan ik de categorie op een offerte aanpassen?
Open de offerte en klik op de tabel met de factuurregels. Als de offerte al verzonden is, kun je bevestigen dat je zeker weet dat je de offerte wilt bewerken. Vervolgens kun je per regel de categorie veranderen. Als de offerte al online geaccepteerd en ondertekend is door de klant, kan de offerte niet meer aangepast worden.
nl
Hoe kan ik de geregistreerde uren op een factuur zetten?
Wanneer je de juiste benodigde rechten hebt kun je in Moneybird vanuit het Urenoverzicht een factuur genereren door op “Factuur toevoegen” te klikken. Moneybird leidt je dan automatisch door een aantal stappen waarmee je de geregistreerde uren kunt factureren. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie over dit onderwerp Gelogde uren factureren.
nl
Hoe kan ik de koppeling met ING stopzetten?
Als je de koppeling met de ING wilt stopzetten, kan dat via je online omgeving bij de ING. Bij de ING heb je twee opties:
1. Je kunt een bestaande koppeling wijzigen, je wordt dan doorgestuurd naar Moneybird. In het scherm bij Moneybird kun je de vinkjes voor wat er gekoppeld moet zijn allemaal weghalen.
2. Je kunt alle rekeningen ontkoppelen. Dit wordt de volgende ochtend aan Moneybird doorgegeven. In Moneybird zal het dus eerst nog even lijken alsof de koppeling wel actief is, pas de volgende dag zie je ook in Moneybird dat de koppeling er niet meer is.
nl
Hoe kan ik de standaard vervaltermijn van facturen aanpassen?
Wil je de standaard vervaltermijn voor nieuwe facturen aanpassen, dan kun je dit aanpassen in je workflow via Tandwiel > Instellingen > Workflows.

Voor bestaande (periodieke) facturen wordt de vervaltermijn niet aangepast als je het in de workflow aanpast. Als je de vervaltermijn van bestaande (periodieke) facturen wilt aanpassen, kan dat door de factuur te bewerken. Als je op de (periodieke) factuur op het gedeelte met de factuurdatum klikt, open je het bewerkscherm waarin je onder andere de vervaltermijn kunt aanpassen.
nl
Hoe kan ik de teksten van de herinnering e-mails aanpassen?
Je kunt de standaard teksten die voor de herinneringen worden gebruikt bewerken in de factuurworkflow(s) via Tandwiel > Instellingen > Profielen. Als je de workflow bewerkt, krijg je eerst het scherm voor de instellingen voor de eerste verzending van de factuur. Met de bolletjes bovenaan of met 'volgende stap' onderaan kun je doorklikken naar de stappen van de herinneringen, zodat je daar de teksten naar wens kunt instellen.
nl
Hoe kan ik een los contact exporteren?
Je kunt het contact via het tabblad Contacten openen, daarna kun je bovenaan kiezen voor 'Exporteren'. Je kunt de gegevens dan exporteren naar een vCard of naar Excel. Een vCard bevat standaard velden met contactgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer en adres. De export naar Excel bevat alle gegevens die bij het contact zijn opgeslagen.
nl
Hoe kan ik een memoriaalboeking maken?
Je kunt een memoriaalboeking aanmaken via het tabblad Inkomend. Zie voor meer informatie: Een memoriaalboeking maken.
nl
Hoe kan ik een offerte verwijderen?
Als je de offerte opent, klik je bovenaan op Extra > Verwijder offerte. Let er op dat het verwijderen definitief is.
nl
Hoe kan ik een verwerkersovereenkomst met Moneybird afsluiten?
Je vindt onze verwerkersovereenkomst in je account via Tandwiel > Accountbeheer > Vewerkersovereenkomst. Je kunt de overeenkomst hier doorlezen en digitaal accepteren. Nadat je de overeenkomst hebt geaccepteerd, kun je hem downloaden, zodat je hem ook buiten Moneybird kunt bewaren.
nl
Hoe kan ik facturen incasseren bij mijn klanten?
In Moneybird kun je SEPA incasso-batches maken, zodat je de bedragen van verkoopfacturen bij je klanten kunt incasseren. Hiervoor heb je wel een incasso-contract bij je bank nodig, je bank zal de incasso's namelijk daadwerkelijk voor jou gaan uitvoeren.

In de kennisbank op onze website vind je informatie over hoe je de SEPA incasso-batches in Moneybird kunt aanmaken: Facturen incasseren met SEPA-incasso. Zodra je de batch hebt aangemaakt, kun je hem downloaden om vervolgens bij je bank te uploaden.
nl
Hoe kan ik meerdere conceptfacturen voor het verzenden samenvoegen?
Het is mogelijk om verschillende concept- en/of periodieke facturen samen te voegen, maar dat kan alleen als de volgende kenmerken op alle facturen hetzelfde zijn: Contact, workflow, huisstijl, afzenderadres, valuta, taal, inclusief/exclusief btw, factuurdatum, korting onderaan de factuur. Ook als er extra velden zijn ingesteld, moet de inhoud van dat veld op alle facturen hetzelfde zijn. Als ze niet hetzelfde zijn, worden ze niet samengevoegd.

Je kunt de conceptfacturen inplannen voor verzending in de toekomst, dat doe je via de knop 'Verzenden' > 'Verzend in toekomst'. Vervolgens kun je een factuurdatum instellen en de volgende melding aanvinken: 'Stuur één factuur naar dit contact met alle ingeplande facturen die op deze dag verzonden worden. Alle factuurregels en bijlagen van deze facturen komen in één factuur te staan.' Bij periodieke facturen kun je aangegeven dat de facturen automatisch verzonden kunnen worden en dan ook de melding over het samenvoegen aanvinken.
nl
Hoe kan ik mijn BIC-code op mijn factuur zetten?
Je kunt in de huisstijl instellen dat je de BIC-code op je facturen wilt vermelden. Dit kan met de volgende stappen:


  Ga naar Tandwiel > Instellingen > Profielen en bewerk de huisstijl.
  Klik in de huisstijl editor op het deel met je bedrijfsgegevens.
  De BIC-code staat in de kolom 'Beschikbare velden', versleep deze naar de linkerkolom.
  Het label 'BIC' wordt niet standaard getoond, deze kun je nog aanzetten. Als je met je muis op de BIC-code gaat staan, komen er drie knoppen beschikbaar, als je op de knop met de drie horizontale streepjes klikt, wordt het label weergegeven.
  Klik op 'Ok' en vervolgens op 'Opslaan'. Het veld is aan je huisstijl toegevoegd en wordt op nieuwe facturen getoond. Reeds verzonden facturen kunnen niet aangepast worden.
nl
Hoe kan ik mijn SEPA-incassobatch als 'Betaald' markeren en storneringen verwerken wanneer ik geen banktransacties verwerk in mijn administratie?
Als je geen banktransacties in Moneybird verwerkt, kun je via Facturen > Incasso-opdrachten aangeven dat de incasso-batch is uitgevoerd. Klik hiervoor op het vinkje dat op de regel van de betreffende batch aan de rechterkant staat. Alle facturen in de batch krijgen dan de status "betaald".

Nog wat extra informatie: Als er incasso's zijn mislukt of door de klant zijn gestorneerd, dan kun je nadat je de batch als betaald hebt geregistreerd, bij de betreffende factuur registreren. Open de factuur en klik bovenaan op 'Registreer betaling'. Je kunt dan een betaling met een negatief bedrag registreren. Daarmee zal de factuur weer de status 'Openstaand' of Verlopen' krijgen (afhankelijk van de vervaldatum). De factuur kan dan eventueel ook weer worden meegenomen in een volgende incasso-batch.

Om je boekhouding compleet te krijgen in Moneybird, raden we aan om je banktransacties wel in Moneybird te verwerken. Het verwerken van de uitbetaling van SEPA-incasso's en eventuele storneringen kan dan ook eenvoudig via de banktransacties. Meer informatie daarover is te vinden in onze kennisbank:
Banktransacties inlezen
Facturen incasseren met SEPA-incasso
nl
Hoe kan ik mijn abonnement wijzigen?
Via Tandwiel > Accountbeheer kun je je abonnement wijzigen.
nl
Hoe kan ik mijn periodieke inkoopfactuur stopzetten?
Als je een inkoopfactuur periodiek hebt gemaakt en je wilt dit weer stopzetten, dan kun je een van de opgeslagen facturen openen. Vervolgens klik je bovenaan op de knop 'Periodiek' en kun je het vinkje bij Dit is een periodiek terugkerend document uitzetten. In de toekomst worden er dan geen nieuwe inkoopfacturen meer klaargezet.

Bij een inkoopfactuur die nog niet is opgeslagen en nog de status 'nieuw' heeft, kun je het niet direct aanpassen.
nl
Hoe kan ik twee-staps-verificatie op meerdere telefoons gebruiken?
Het is mogelijk om meerdere telefoons te gebruiken voor de twee-staps-verificatie. Je kunt de procedure via Tandwiel > Gebruikersaccount > Twee-staps-verificatie eerst doorlopen voor de eerste telefoon en daarna nog een keer voor de andere telefoon(s).

Let op: Als je met meerdere personen in Moneybird werkt, is het aan te raden om per persoon een gebruikersaccount aan te maken. Je kunt dan namelijk in Moneybird onder andere zien wie welke actie heeft uitgevoerd. Als je extra gebruikers wilt toevoegen, kan dat via Tandwiel > Accountbeheer > Gebruikers.
nl
Hoe kan ik uren registreren die niet declarabel zijn?
Gewerkte uren die je niet kunt doorberekenen aan een klant, kun je op de normale manier registreren op het tabblad Uren. Het enige dat je anders hoeft te doen, is dat je het vinkje bij 'declarabel' weghaalt.
nl
Hoe kan ik zien of de koppeling met ING actief is?
Als je naar Tandwiel > Instellingen > Bank gaat, kun je per bankrekening zien of de koppeling met ING actief is. Er is één uitzondering, als je vandaag de koppeling met ING hebt stopgezet, lijkt het in Moneybird eerst nog of de koppeling nog wel actief is. ING geeft het stopzetten de volgende dag door aan Moneybird, morgen zul je dan zien dat de koppeling niet meer actief is.
nl
Hoe krijg ik een melding als een factuur of offerte niet goed naar mijn klant verzonden kan worden?
Als Moneybird een e-mail niet kan afleveren, wordt er een taak bij de betreffende factuur of offerte gezet met de tekst 'Het versturen van de factuur naar «e-mailadres» is mislukt, controleer het e-mailadres.' Bij het takenicoon rechtsboven in de blauwe balk kun je zien of je openstaande taken hebt. Via de taak kun je de betreffende factuur of offerte openen. Als je het document opnieuw verzendt, wordt de taak automatisch afgevinkt. Als de nieuwe verzending ook mislukt, krijg je automatisch een nieuwe taak bij het document.
nl
Hoe verreken ik facturen met elkaar?
Als je twee facturen hebt, waarbij je bij de ene een bedrag moet betalen en bij de andere een bedrag krijgt, dan kun je deze twee facturen met elkaar verrekenen. Voorwaarde hierbij is dat de twee facturen gekoppeld zijn aan hetzelfde contact.

Hoe je facturen met elkaar kunt verrekenen, ligt eraan of er wel of geen betaling is geweest.


  
    Als de bedragen precies tegen elkaar wegvallen kun je de creditfactuur meteen verrekenen met de orginele inkoopfactuur via 'Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.
  
  
    Als er wel een deel betaald is, kun je de originele factuur koppelen aan de transactie in het tabblad Bank via 'Betaling > Registreer betaling > Overboeking'. 
De creditfactuur kun je verrekenen met de originele inkoopfactuur via 'Betaling > Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.
  


Dit geldt voor (credit) verkoopfacturen, (credit) externe facturen en (credit) inkoopfacturen.
nl
Hoe verwerk ik betalingen voor inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet aan de Belastingdienst?
De inkomstenbelasting en bijdrage zorgverzekeringswet zijn privébelastingen. Als je het via je zakelijke rekening hebt betaald, kun je het als privé onttrekkingen boeken. Als je een eenmanszaak of VOF hebt, kun je via Tandwiel > Instellingen > Categorieën vanuit de set 'Ondernemer - Privé' de categorie 'Inkomstenbelasting en ZVW' toevoegen.

Je kunt deze categorie vervolgens selecteren bij het verwerken van de banktransactie. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.
nl
Hoe verwerk ik de btw die ik heb betaald aan of teruggekregen van de Belastingdienst?
Als je btw hebt afgedragen aan de Belastingdienst of juist hebt teruggekregen van de Belastingdienst kun je dit in Moneybird verwerken met de transactie van de betaling op het tabblad Bank. Je kunt deze transactie koppelen aan de categorie 'Betaalde en/of ontvangen btw'. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor deze categorie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.
nl
Hoe verwerk ik een investering en de afschrijvingen daarvan in mijn administratie?
In de kennisbank op onze website vind je een uitleg over hoe je investeringen en afschrijvingen daarvan in je boekhouding kunt verwerken: Investeringen en afschrijvingen. Op deze pagina vind je een uitleg met screenshots ter verduidelijking.
nl
Hoe verwerk ik een stornering van automatische incasso?
Als de incasso is uitgevoerd, krijg je het totaalbedrag van de incassobatch in één keer uitbetaald (ook als er incasso's mislukt zijn). In de omschrijving van de batch staat het batchkenmerk, dit kenmerk is vergelijkbaar aan MONEYBIRD-123456789-1. Bij het verwerken van de transactie zal Moneybird deze automatisch aan de batch koppelen, of de suggestie geven om de batch handmatig aan de transactie te koppelen. Zodra de batch is gekoppeld krijgen alle facturen de status 'betaald'.

Als er een incasso mislukt is, of als de klant het bedrag heeft laten storneren, dan wordt dat bedrag weer apart van je rekening afgeschreven. Bij de afschrijving staat het factuurnummer en de 'reasoncode' waaraan je kunt zien wat de reden is. De transactie van de afschrijving kun je aan de betreffende factuur koppelen, de factuur krijgt dan weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen' (afhankelijk van de vervaldatum). Daarna kun je de factuur opnieuw opnemen in een automatische incasso batch.
nl
Hoe verwerk ik transacties die niet bij een factuur of bon horen?
Wanneer je transacties hebt die niet bij een factuur of bon horen, dan kun je de transactie rechtstreeks aan een categorie koppelen. Als je op het tabblad Bank bij je transactie klikt op 'Koppel openstaand bedrag' en dan op de (eventuele) suggestie klikt, krijg je een zoekbalkje. Daar kun je de categorie invullen, selecteren en vervolgens op 'Ok' klikken om de transactie te koppelen. Als je nog geen geschikte categorie hebt, kun je deze toevoegen via Tandwiel > Instellingen > Categorieën.

Hoort de betaling wel bij een factuur/bon, maar ben je de factuur of bon kwijtgeraakt, kunnen er verschillende situaties zijn. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Bon of factuur kwijt.
nl
Ik heb de vervaltermijn in de workflow aangepast, kan dit ook automatisch worden aangepast op de periodieke facturen?
Als je de workflow aanpast, geldt de wijziging voor de toekomstige periodieke facturen die je maakt. Bestaande periodieke facturen worden niet automatisch aangepast, omdat Moneybird niet zeker kan weten welke afspraken je met je klanten hebt. Als je de vervaltermijn van bestaande periodieke facturen wilt aanpassen, kan dat wel door de periodieke factuur te bewerken. Als je op het gedeelte met de factuur- en vervaldatum klikt, krijg je een bewerk-scherm waarin je de vervaltermijn kunt aanpassen.
nl
Ik heb een betaling klaargezet voor een factuur, kan ik dat nog annuleren?
Als je een betaling hebt klaargezet voor een betaalbatch, is het nog mogelijk om dat te annuleren, zolang je de betaalbatch nog niet daadwerkelijk hebt aangemaakt. Als je naar Bank > Verzendlijst gaat, krijg je een lijst met de inkoopfacturen waarvoor een betaling klaar staat. Wanneer je de factuur selecteert kun je met het prullenbakje onderaan de pagina de klaargezette betaling verwijderen, zodat de factuur niet meer in de betaalbatch wordt verwerkt.
nl
Ik heb een doel afgesloten, maar wil het doel weer openen, kan dat?
Op de doelen-pagina kun je klikken op 'Bekijk gesloten doelen'. Als je een doel gesloten hebt middels het kruisje, dan kun je klikken op 'Heropenen' om het doel weer open te zetten. Een doel dat je voltooid hebt door op het vinkje te klikken, is ook als voltooid aangemerkt en kan niet heropend worden.
nl
Ik heb een selfbilling factuur ontvangen, hoe kan ik die inboeken?
Als je een factuur of overzicht krijgt van degene aan wie jij iets hebt geleverd (de klant past selfbilling toe), dan kun je dit in Moneybird invoeren via het tabblad Inkomend. Je kunt er een inkoopfactuur voor aanmaken met negatieve bedragen. Als het totaalbedrag van de inkoopfactuur negatief is, kun je onderaan een vinkje zetten dat het omzet is, zodat de bedragen op de juiste manier in de rapporten worden verwerkt.

In de kennisbank op onze website vind je hier meer informatie over: Inkomende creditfacturen.
nl
Ik heb € 0,01 betaald voor het verifiëren van mijn rekeningnummer, hoe verwerk ik de transactie daarvan?
Het bedrag van € 0,01 dat je hebt betaald om je bankrekeningnummer via Tandwiel > Accountbeheer > Vertrouwen & verificatie te verifiëren kun je via het tabblad Bank rechtstreeks aan een kostencategorie koppelen, er is namelijk geen btw van toepassing. Welke categorie je er precies voor kunt gebruiken, is afhankelijk van je eigen wensen en/of de wensen van je boekhouder. Vaak wordt dezelfde categorie gebruikt als degene die wordt gebruikt bij het inboeken van onze factuur voor de abonnementskosten, bijvoorbeeld 'administratiekosten'.

Geeft Moneybird geen suggestie voor de categorie dan kan je bij het verwerken van de transactie zoeken op (een deel van) de naam van de categorie.
nl
Ik wil de herinnering niet op de vervaldatum verzenden, maar een paar dagen later. Kan dat?
Het is mogelijk om in te stellen wanneer je de automatische herinnering wilt versturen. Dit stel je in in de workflow via Tandwiel > Instellingen > Workflows. In elke herinneringstap kun je aangeven dat er automatisch herinnerd moet worden en na hoeveel dagen de herinnering verzonden moet worden. In de kennisbank op onze website vind je uitgebreidere informatie: Automatisch herinneringen versturen.
nl
Ik wil geen dagelijkse updates meer ontvangen, hoe kan ik dit uitschakelen?
Je kunt in je account via Tandwiel > Gebruikersaccount > Meldingen instellen welke meldingen je wilt ontvangen. Als je geen dagelijkse updates wilt, kun je kiezen voor 'geen meldingen'. Onderaan de e-mail met de dagelijkse update staat ook een directe link naar deze pagina.
nl
Is het mogelijk om klantgegevens (CRM) te beheren in Moneybird?
Moneybird heeft, afgezien van het tabblad Contacten, geen extra mogelijkheden om klantgegevens te beheren. Wel zijn er mogelijkheden om pakketten te koppelen met Moneybird via de API. De bij ons bekende CRM koppelingen vind je in de kennisbank op onze website: Beheren van klantgegevens.

Daarnaast is het ook mogelijk om zelf een koppeling te (laten) ontwikkelen met een CRM-pakket. Je kunt hiervoor de API van Moneybird gebruiken, hiervoor is technische kennis van programmeren nodig. De documentatie van de Moneybird API vind  je op: Moneybird API documentatie.
nl
Kan een spaarrekening van Rabobank ook gekoppeld worden?
Ja, je kunt je spaarrekening van de Rabobank ook aan Moneybird koppelen, zodat de transacties van je spaarrekening automatisch in Moneybird worden gezet.
nl
Kan ik bellen met Moneybird?
We bieden geen telefonische ondersteuning, maar helpen je graag per e-mail verder. Als je een bericht vanuit je account stuurt of een e-mail naar support@moneybird.com krijg je binnen een werkdag reactie van ons per e-mail.

Als je meer wilt lezen over onze keuze om geen telefonische ondersteuning te bieden, dan kan dat op onze blog: Een bedrijf zonder telefoon: een bewuste keuze!
nl
Kan ik bonnen ook meenemen in een betaalbatch?
Omdat bonnen normaal gesproken al voldaan zijn, kun bonnen niet meenemen in een betaalbatch. Als je het bedrag nog moet betalen, kun je het type van het document aanpassen naar 'inkoopfactuur'. Inkoopfacturen kun je wel meenemen in een betaalbatch. De bedragen van bonnen en inkoopfacturen worden op dezelfde manier in de rapporten verwerkt. Boekhoudkundig gezien is er dus geen verschil tussen bonnen en inkoopfacturen, waardoor je het type zonder problemen kunt aanpassen.
nl
Kan ik de betaalbatch automatisch naar de bank sturen?
Als je een rekening bij ING of bunq hebt en je gebruikt de bankkoppeling (zie Automatische bankkoppeling) dan kun je de betaalbatch vanuit Moneybird rechtstreeks naar de bank sturen.

Als je een rekening bij een andere bank hebt, of de bankkoppeling niet gebruikt, dan kun je de betaalbatch vanuit Moneybird downloaden en het bestand dat je dan krijgt zelf bij je bank uploaden.
nl
Kan ik de betaalbatches ook gebruiken als ik een rekening bij Knab heb?
De betaalbatches die je in Moneybird kunt maken, zijn standaard SEPA bestanden, die in principe door iedere bank verwerkt kunnen worden. Maar de bank moet wel de mogelijkheid bieden om met betaalbatches te werken. Op dit moment biedt Knab deze mogelijkheid helaas niet, waardoor je de betaalbatches niet kunt gebruiken als je een rekening bij Knab hebt.

Knab houdt de stand van zaken met betrekking tot de betaalbatches bij in hun ideeënbus: Batch-betalingen.
nl
Kan ik de facturen van Moneybird voortaan op een ander e-mailadres krijgen?
Je kunt in je account via Tandwiel > Accountbeheer bij de bedrijfsgegevens aangeven op welk e-mailadres je onze facturen wilt ontvangen. Als je het e-mailadres wijzigt, wordt dat automatisch in onze administratie doorgevoerd en sturen we de toekomstige facturen naar het nieuwe e-mailadres.
nl
Kan ik direct mijn eerste periodieke factuur versturen?
Als je direct al een factuur naar je klant wilt sturen, dan kun je eerst een normale factuur aanmaken via het tabblad Facturen. Deze kun je dan direct naar je klant sturen. Zodra je de normale factuur hebt gemaakt (en verzonden), dan kun je via de knop Extra die bovenaan de pagina staat, de factuur dupliceren naar een periodieke factuur. Je kunt dan de juiste instellingen ingeven voor de toekomstige facturen. De startdatum kun je dan instellen op de datum waarop je de tweede factuur naar de klant wilt sturen.
nl
Kan ik een overzicht uit Moneybird halen met alle mutaties die ik in een jaar gedaan heb?
Via het Rapporten > Exporteer boekhouding kun je een export per jaar van de grootboekkaarten maken. Je krijgt dan een Excel-bestand met een overzicht van de boekingen op alle categorieën (grootboekrekeningen).
nl
Kan ik een project vergrendelen zodat er geen nieuwe uren geregistreerd kunnen worden op het project?
Als je wilt dat er geen nieuwe uren meer op een project geregistreerd kunnen worden, kun je het project deactiveren. Hiervoor  ga je naar Tandwiel > Instellingen > Projecten. Open het betreffende project en klik rechtsboven op de knop 'Deactiveer'. Vanaf dat moment kunnen er geen uren meer op het project worden geschreven.
nl
Kan ik extra kosten bij de klant in rekening brengen als ik een herinnering verstuur?
Zodra een factuur verzonden is staat het bedrag daarvan vast. Het is niet mogelijk om via Moneybird bijkomende kosten zoals rente of aanmaningskosten toe te voegen aan een bestaande factuur.
nl
Kan ik in Moneybird het kasstelsel gebruiken?
Als je voornamelijk aan particulieren levert, is er een kans dat je het kasstelsel gebruikt (zie kasstelsel op de website van de Belastingdienst). Het kasstelsel kan in Moneybird niet worden toegepast. Moneybird verwerkt de btw volgens het factuurstelsel (zie factuurstelsel op de website van de Belastingdienst).

Als je daadwerkelijk het kasstelsel wilt gebruiken, is Moneybird dus helaas niet geschikt voor je boekhouding. Het is mogelijk om af te zien van het kasstelsel en het factuurstelsel te gebruiken, dan kun je Moneybird wel gebruiken! Je moet er dan wel voor zorgen dat uit je administratie duidelijk is dat je het factuurstelsel gebruikt, je moet bijvoorbeeld facturen voor je klanten maken en je inkoopfacturen verwerken. Als je twijfelt of je kunt overstappen naar het factuurstelsel (en Moneybird kunt gaan gebruiken), kun je dit het beste overleggen met je boekhouder.
nl
Kan ik meerdere contacten in één keer verwijderen?
Het is niet mogelijk om meerdere contacten in één keer te verwijderen. Contacten kun je alleen handmatig verwijderen door het contact te openen en bij de knop 'Extra' op 'Verwijder contact' te klikken. Contacten die zijn geselecteerd bij inkomende documenten, concept verkoopfacturen of niet betaalde verkoopfacturen kun je niet verwijderen.
nl
Kan ik met terugwerkende kracht uren registreren?
Ja, je kunt heel eenvoudig met terugwerkende kracht je uren invullen door te navigeren naar de betreffende dag en daar de velden voor een uurregel in te voeren.
nl
Kan ik mijn oude boekhouding importeren als ik start met Moneybird?
Je oude boekhouding kan niet in zijn geheel geïmporteerd worden. In de kennisbank op onze website vind je informatie over de mogelijkheden die er zijn als je al een bestaande boekhouding hebt en je wilt overstappen naar Moneybird:  Overstappen op een ander boekhoudpakket.
nl
Kan ik mijn periodieke facturen verwijderen?
Als er een factuur is aangemaakt, kun je de periodieke factuur stopzetten. Dit doe je door de periodieke factuur te openen, rechts bovenaan de periodieke factuur zie je een knop 'Stopzetten'. De periodieke factuur wordt dan nog wel inactief bewaard. De gegevens van de periodieke factuur kunnen niet helemaal verwijderd worden, omdat ze nog nodig zijn voor de aangemaakte facturen.

Als er nog geen factuur is aangemaakt vanuit de periodieke factuur, kun je deze verwijderen met het prullenbak icoontje bovenaan.
nl
Kan ik mijn stopgezette periodieke facturen terugvinden?
Als je een periodieke factuur hebt stopgezet, wordt hij als inactieve periodieke factuur bewaard. In het filter bij je periodieke facturen kun je filteren naar 'Status: Inactief'. Je krijgt dan een overzicht van al je periodieke facturen die zijn stopgezet.
nl
Kan ik mijn verschillende gebruikersaccounts samenvoegen?
Het is mogelijk om er voor te zorgen dat je met één keer inloggen naar beide administraties kunt gaan. Je kunt daarvoor de volgende stappen doorlopen:


  Bepaal eerst welk e-mailadres je in de toekomst voor het inloggen wilt gebruiken, die noem ik nu even 'e-mailadres1';
  Log vervolgens in op de administratie waar nog geen toegang tot is met dat e-mailadres, je logt dus eerst in met het andere e-mailadres, die noem ik nu even 'e-mailadres2'.
  Voeg een extra gebruiker toe via Tandwiel > Accountbeheer > Gebruikers: dit is het gebruikersaccount met het e-mailadres dat in de toekomst gebruikt gaat worden (e-mailadres1)
  Log vervolgens helemaal uit via Tandwiel > Uitloggen.


Bij het toevoegen van de nieuwe gebruiker is er een e-mail gestuurd naar e-mailadres1. In die e-mail staat een link die je kunt openen en daar kun je inloggen met e-mailadres1 om de toegang te accepteren. Als je daarna inlogt met e-mailadres1 heb je toegang tot beide administraties.

E-mailadres2 heeft dan nog steeds toegang tot een van de administraties. Als e-mailadres2 ook toegang moet krijgen tot beide administraties, kun je bovenstaande herhalen, maar dan met de e-mailadressen omgedraaid. Als e-mailadres2 geen toegang meer moet hebben, kun je de toegang van e-mailadres2 verwijderen als je bent ingelogd met e-mailadres1 en naar Tandwiel > Accountbeheer > Gebruikers gaat.
nl
Kan ik terug naar het gratis pakket?
Via Tandwiel > Accountbeheer kun je zelf je pakket aanpassen. Als je kiest voor het gratis pakket, gaat dat in aan het einde van de periode waarvoor de kosten al in rekening zijn gebracht, dit is maximaal een maand in de toekomst.
nl
Mijn bedrijf is verhuisd, hoe kan ik het adres wijzigen?
Via Tandwiel > Instellingen > Afzenderadres kun je de gegevens wijzigen die op je facturen moeten staan. Via Tandwiel > Accountbeheer kun je het adres wijzigen waarmee je account is geregistreerd, dit adres wordt gebruikt op de facturen voor de abonnementskosten van je administratie.
nl
Moet ik voor elke bon een contact toevoegen?
Bij inkoopfacturen en bonnen kun je in Moneybird een contact selecteren. Het contact wordt op verschillende manieren verder gebruikt in je boekhouding. Bijvoorbeeld bij het verwerken van je banktransacties gebruikt Moneybird de naam van het contact om suggesties te kunnen geven voor de bijbehorende factuur/bon. Bij de rapporten is er een rapport 'kosten per contact' beschikbaar, waarin je kunt zien hoeveel kosten je hebt gemaakt bij de verschillende leveranciers.

Als je niet voor iedere leverancier/winkel een contact aan wilt maken, kun je er voor kiezen om een 'verzamelcontact' aan te maken. Bijvoorbeeld een contact met de naam 'supermarkt' dat je gebruikt bij alle bonnen van verschillende supermarkten. Een verzamelcontact heeft wel als nadeel dat de suggesties die Moneybird geeft bij het verwerken van je transacties minder goed bepaald kunnen worden en dat de bedragen van verschillende leveranciers in het rapport 'kosten per contact' en het crediteurenoverzicht worden samengevoegd.
nl
Moneybird berekent de btw anders dan op de originele factuur, hoe kan ik er voor zorgen dat de bedragen wel overeenkomen?
In Nederland zijn twee manieren van berekenen en afronden van de btw toegestaan. Op de site van de Belastingdienst kun je hier meer informatie over vinden: Btw-bedrag afronden.

In Moneybird wordt het totaalbedrag van de factuur afgerond. Als op de originele factuur per factuurregel wordt afgerond, kan er een klein verschil ontstaan. Je kunt dan het beste de bedragen inclusief btw invoeren in Moneybird. In het formulier voor de inkoopfacturen kun je aangeven of je de bedragen exclusief of inclusief btw invult. Op deze manier kun je er voor zorgen dat het totaalbedrag in Moneybird precies hetzelfde wordt als op de originele factuur.
nl
Waar kan ik de taal die voor de administratie is ingesteld, wijzigen?
Er zijn twee plekken waar je de taal voor Moneybird kunt instellen:


  Via Tandwiel > Gebruikersaccount > Instellingen stel je de taal van je eigen gebruikersaccount in;
  Via Tandwiel > Accountbeheer > Pakket & betalingen onder 'Wijzig gegevens' kun je de taal van de administratie instellen.
nl
Waar krijg ik inzicht in de actieve sessies?
Een overzicht van actieve sessies kun je opvragen via Gebruikersaccount > Sessies. In dit overzicht kun je zien met welke webbrowser is ingelogd, vanuit welk land dat is gebeurd en wanneer de laatste activiteit heeft plaatsgevonden.
nl
Waarom krijg ik de melding dat de mandaatdatum in het verleden moet liggen?
Omdat er banken zijn die de eis hebben dat de mandaatdatum in het verleden ligt, controleert Moneybird hier automatisch op. Als de mandaatdatum op vandaag of in de toekomst staat in een incasso-batch, kan de bank de incasso-batch namelijk anders afkeuren.
nl
Waarom moet er een toegangscode ingevuld worden als mijn klant de factuur of offerte online wil bekijken?
We hebben voor het online bekijken van facturen en offertes een extra beveiliging toegevoegd. Hierdoor moeten je klanten eerst een code invoeren om het document te kunnen bekijken. Hiermee kan de online pagina niet worden geopend door iemand die er niets mee te maken heeft. Deze functionaliteit is niet apart in te stellen en kun je dus niet uitzetten. In de kennisbank op onze website vind je meer informatie: Toegangscode voor online facturen.
nl
Waarom moet ik mijn e-mailadres verifiëren?
We willen graag dat je het e-mailadres uit het afzenderadres verifieert, zodat we zeker weten dat het e-mailadres dat je opslaat ook daadwerkelijk jouw e-mailadres is. Het e-mailadres wordt gebruikt bij het verzenden van de e-mails uit Moneybird naar jouw klanten, daardoor is het belangrijk dat het zeker is dat het e-mailadres van jou zelf is. Als een klant reageert op een e-mail, wordt zijn reactie ook naar dit e-mailadres gestuurd, daardoor is het ook belangrijk dat het juiste e-mailadres is opgeslagen.
nl
Waarom worden in de samenvatting van de rapporten de bedragen bij het btw-overzicht afgerond?
De bedragen die in de samenvatting van de rapporten worden weergegeven bij het btw-overzicht, zijn overgenomen uit het btw-rapport op het tabblad Rapporten. Je mag in de btw-aangifte de bedragen in je eigen voordeel afronden op hele euro’s.

Op de website van de Belastingdienst vind je meer informatie over het afronden van de bedragen in de btw-aangifte: Btw-bedrag afronden.
nl
Waarom zie ik het tabblad Bank niet (meer) in de app op mijn telefoon?
In de Moneybird app is 'Bank' alleen beschikbaar als je het € 30 pakket gebruikt, of als je nog in de gratis proefperiode zit die je automatisch krijgt bij je aanmelding (dan zijn de mogelijkheden hetzelfde als in het € 30 pakket). Dit heeft helaas te maken met beperkingen van Apple en Google, op onze blog kun je hier meer over lezen: Blog over Bank

Als je echter op je telefoon via de browser inlogt via <link> is 'Bank' wel in ieder pakket beschikbaar. Via de website hebben we namelijk niet te maken met beperkingen van Apple en Google. Als je je banktransacties via je telefoon wilt verwerken, kan dat dus, maar moet je alleen even op een andere manier naar Moneybird gaan.
nl
Wanneer geeft bunq de transacties door aan Moneybird?
Zodra bunq een transactie heeft verwerkt, komt deze vrijwel direct op het tabblad Bank in Moneybird te staan. Doorgaans is de transactie er binnen enkele minuten.
nl
Wanneer kan ik de workflow bij een factuur pauzeren?
Je kunt de workflow van een verkoopfactuur alleen pauzeren als je het automatisch herinneren aan hebt staan. De functie 'Factuur pauzeren' is er voor bedoeld dat een factuur niet verder gaat in de workflow, zodat er niet onbedoeld automatisch een herinnering wordt verzonden. Als het automatisch herinneren niet ingesteld staat in de workflow, dan is het niet mogelijk, maar ook niet nodig, om de factuur te pauzeren.
nl
Wat houdt het doel 'Voeg jaarwerk salarissen toe' in?
Het doel 'Voeg jaarwerk salarissen toe' heeft betrekking op het afronden van het jaar voor wat betreft de salarisadministratie. Je kunt daarbij denken aan verzameljournaalposten, jaaropgaven, etcetera. Is deze stap niet voor jou van toepassing (omdat je bijvoorbeeld geen salarisadministratie bijhoudt), dan kun je deze stap overslaan door te klikken op 'Overslaan'.
nl
Wat moet ik doen als een incasso uit de batch is mislukt?
Als de incasso is uitgevoerd, wordt het totaalbedrag van de incassobatch in één keer uitbetaald op je rekening (ook als er incasso's mislukt zijn). In de omschrijving van de batch staat het batchkenmerk, dit kenmerk is vergelijkbaar aan MONEYBIRD-123456789123456789-1. Bij het verwerken van deze transactie zal Moneybird deze automatisch aan de batch koppelen, of de suggestie geven om de batch handmatig aan de transactie te koppelen. Zodra de batch is gekoppeld krijgen alle facturen de status 'Betaald'.

Als er een incasso mislukt is, of als de klant het bedrag heeft laten storneren, dan wordt dat bedrag op een zeker moment weer apart van je rekening afgeschreven. Bij de afschrijving staat het factuurnummer en de zogenaamde 'reasoncode' waaraan je kunt zien wat de reden is voor het terugboeken van de betaling. De transactie van de afschrijving kun je aan de betreffende factuur koppelen, de factuur krijgt dan weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen', afhankelijk van de vervaldatum.
nl
Welke rapporten kunnen de extra gebruikers van mijn administratie inzien?
Een gebruiker die als medewerker toegang tot je administratie heeft, kan afhankelijk van de toegangsrechten die je hem hebt gegeven ook een aantal rapporten inzien. De medewerker kan alleen rapporten inzien waarvan alle gegevens ook terug te vinden zijn op het tabblad / de tabbladen waar hij toegang tot heeft. De medewerker kan via de rapporten dus niet meer informatie terug vinden dan waar je toegang tot hebt gegeven.
nl
Zijn er kosten verbonden aan een bankkoppeling via Ponto?
Aan het gebruik van Ponto zitten kosten verbonden. Ponto berekent deze kosten door aan Moneybird en als je een betaald abonnement hebt, voegen wij de kosten voor Ponto toe aan je maandelijkse abonnementsfactuur. Heb je een gratis pakket, dan krijg je van ons een factuur waarop we de kosten voor Ponto doorberekenen.

De kosten zijn als volgt:
- Per gekoppelde bankrekening betaal je €4 per maand;
- Daarbij betaal je €1 per maand, voor elke bankrekening waarmee je betalingen klaarzet (betalingsinitiëring);
- Voor elke betaling die je doet betaal je €0,03.
Alle bedragen zijn exclusief btw. Voor meer informatie over de kosten zie de website van Ponto
nl