איך אני מפיק חשבונית/קבלה זיכוי ללקוח?
ביטול מסמך מסוג חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס/קבלה לאחר שהופק, מחייב את הפעולות הבאות:



הפקת מסמך זיכוי נגדי מאותו הסוג (בסכום שלא יעלה על סכום המסמך המקורי).תיעוד סיבת הביטול בהערה.סימון מסמך המקור בתווית "מבוטל" ושמירתו



לביטול/זיכוי מסמך חשבונאי, הצב את הסמן על המסמך אותו יש לבטל בגיליון החשבוניות/קבלות ולחץ על הכפתור "בטל" אשר מעל הטבלה.



החשבונייה שלי - הפקת חשבונית זיכוי



בהתאם לסוג המסמך ולסטאטוס שלו, החשבונייה שלי תנחה אותך איך לפעול במקביל לתהליך הוספת מסמך הזיכוי הנגדי, אם יש צורך בכך.
he
האם להזין מחירים ללא מע"מ, או מחירים הכוללים מע"מ, עבור המוצרים/שירותים שלי?
זה תלוי באסטרטגית התמחור והצגת המחירים שלך, המערכת תומכת בשתי האפשרויות. בחר בשיטה המתאימה לך בהגדרות המערכת, לשונית "חשבוניות וקבלות". בהתאם לשיטה שבה בחרת, המערכת תוסיף מע"מ למחירי המוצרים שלך, או תפחית מע"מ ממחירי המוצרים שלך.



החשבונייה שלי - הגדרת אופן חישוב המע"מ
he
לפי מה נקבע שער ההמרה במסמכים עם סכומים במטבע זר?
שער ההמרה נמשך באופן אוטומטי מאתר האינטרנט של בנק ישראל, לפי התאריך הסמוך ביותר למועד המסמך שעבורו פורסם שער המרה.



ניתן לרשום שער המרה באופן ידני, במקום השער המוצע, או במקרים בהם אין חיבור לרשת האינטרנט בשעת עריכת הזמנה או חשבונית/קבלה.
he
לפי מה נקבעים צבעי המיתוג של העסק שלי על גבי המסמכים החשבונאיים?
לשונית "העסק שלך" בהגדרות המערכת מאפשרת לך לבחור שלושה צבעים המאפיינים את מיתוג העסק שלך.



החשבונייה שלי - מיתוג בצבעי העסק שלך



צבעים אלו ישמשו בהפקת המסמכים החשבונאיים לפי הכללים הבאים:



הצבע הכהה מבין השלושה ישמש למלל ובו פרטי העסק שלך בראש המסמך.



הצבע הבהיר מבין השלושה ישמש לקווי הטבלאות, רקע כותרות הטבלאות ומלל ההערות.



הצבע השלישי ישמש למלל ובו שם ופרטי הלקוח בראש המסמך.



תוכל לשחק עם סדר הצבעים על מנת לקבל תוצאות שונות בעיצוב המסמכים החשבונאיים.
he
מדוע אני לא רואה את כל המסמכים הקשורים לעיסקה?
אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.



החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה



בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.



על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.



מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.



לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:



הפקת הצעת מחיר ללקוחעם אישור ההצעה - איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.במועד הנדרש להפקת חשבונית - איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.עם קבלת התשלום - איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.
he
מדוע אני לא רואה את כפתור משלוח המסמך בהודעת אימייל על גבי הטופס?
מסמכי מקור מסוג: חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס/קבלה חייבים בהדפסה לפני שניתן יהיה לשלוח העתק נאמן למקור באמצעות הודעת אימייל ללקוח.
he
מדוע לא ניתן לשלוח מסמכים חשבונאיים מקוריים ללקוח כמסמכים ממוחשבים בהודעות אימייל במקום להדפיס אותם?
לפי הוראות חוזר מנכ"ל 2004, ובהסתמך על חוק חתימה אלקטרונית (2001), על מנת שספק יוכל לשלוח מסמכי מקור חתומים בחתימה אלקטרונית במקום להדפיס אותם ללקוח, על הספק לעמוד בשורה של תנאים ומשימות, כדלהלן:



להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר על מנת לקבל תעודה אלקטרונית מאומתת ("מאושרת"). בישראל שתי חברות מורשות כגורם מאשר: personalID, Comsign.להודיע בדאר רשום לפקיד השומה על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשביםלקבל אישור בכתב ולשמור אותו, מכל לקוח (שאיננו אדם פרטי) המאשר לו לשלוח ללקוח מסמכים ממוחשביםעל הלקוח (באם אינו אדם פרטי) חלות הוראות בדבר שמירה וגיבוי מסמכים ממוחשבים



עם זאת, החוק מאפשר לרכוש תעודה אלקטרונית מבלי הצורך להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר, ובאמצעות תעודה אלקטרונית מאובטחת זו, ניתן להפיק מסמכים ממוחשבים חתומים אלקטרונית, כנגד אמצעי התשלום הבאים בלבד:



כרטיס אשראי הלקוח, כאשר השובר ערוך לפקודת הספק.שיק לפקודת שם הלקוח, עליו נכתב "לא סחיר".העברה בנקאית לחשבון הספק הכלול במערכת חשבונותיו.



כפי שניתן לראות, על מנת לוותר על הצורך להדפיס מסמכים חשבונאיים בהתאם לחוק, נדרשת השקעה לא מבוטלת מצד הספק, ובמקרים מסויימים גם מצד הלקוח, מה שהופך אפשרות זו למורכבת ליישום בשלב זה.



בבדיקה שערכנו עם שני הרוגמים המאשרים המוכרים, יישום פתרון זה עבור קהל לקוחותינו בהתאם לחוק, צפוי לעלות לכל לקוח מאות עד אלפי ש"ח, מדי שנה. לפיכך, החלטנו להמתין עם יישום פתרון זה לעת עתה.



הפתרון הפרקטי אותו אנו מציעים: הדפסת מסמכי המקור, בסמוך להדפסתם משלוח עותק נאמן למקור ללקוח בהודעת אימייל (בלחיצת כפתור), והעברת מסמכי המקור ללקוח במועד הנוח לשניכם (בדאר או בפגישה).
he
מה ההבדל בין אפשרויות הסטאטוס השונות עבור חשבונית/קבלה: ממתינה, הודפסה, נפרעה?
ממתינה: המסמך בתהליך עריכה, נחשב כטיוטא בלבד.



הודפסה: המסמך הופק ועתה מהווה חלק ממערכת הנהלת החשבונות שלך לטובת דיווח על הכנסות, הפרשת מיסים וכד'.



נפרעה: כל תשלומי הקבלה (והחשבונית) נפרעו.
he
מה ההבדל בין חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס/קבלה?
באופן כללי, חשבונית מהווה בקשה לתשלום וקבלה מהווה רישום קבלת תשלום.



למסמכים החשבונאיים השונים משמעויות נוספות בהיבט חוקי המס, כדלהלן:



חשבונית עיסקה - דרישה לתשלום ללא התחייבות העברת סכום מע"מ שגבית מהלקוח לרשות המע"מ.



חשבונית מס - דרישה לתשלום עם התחייבות להעברת סכום המע"מ הנקוב בחשבונית לרשות המע"מ. יכולה לשמש גם כתעודת משלוח המלווה את הטובין בדרכו ללקוח.



קבלה - רישום קבלת תשלום והתחייבות העברת מס בגין ההכנסה לרשות מס הכנסה.



חשבונית מס/קבלה - איחוד חשבונית מס וקבלה במסמך אחד (שקול להפקה נפרדת של חשבונית מס וקבלה עבור אותה העסקה).



לתשומת לבך:



עוסק פטור אינו גובה מע"מ ואינו מעביר מע"מ לרשות המע"מ, לפיכך אינו מפיק חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה.לעיתים חולף זמן בין מועד הפקת דרישת התשלום (חשבונית מס) לקבלת התשלום מהלקוח. נוצר מצב לפיו אתה התחייבת להעביר את סכום המע"מ לרשות המע"מ הרבה לפני שקיבלת מהלקוח את סכום המע"מ הזה. על מנת להימנע מהעברת תשלום המע"מ לרשות המע"מ לפני שאתה קיבלת את התשלום (עם המע"מ) מהלקוח, מקובל להפיק חשבונית עסקה (ולא חשבונית מס) כדרישה לתשלום, ורק עם קבלת התשלום, להפיק חשבונית מס/קבלה.
he