A quoi correspondent les couleurs quand j’ajoute une revue, un auteur ou une affiliation ?
Ces métadonnées sont liées à notre référentiel AURéHAL.

 	vert : valide. Sélectionnez toujours de préférence un item valide : pour une affiliation ou une revue, l’entrée a été vérifiée, complétée et validée. Pour un auteur : l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même.
 	jaune : n’existe plus pour une revue, fermé pour un laboratoire. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt : la forme a tout simplement été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur. 
 	rouge : non vérifiée

Valable aussi pour les projets ANR et les projets européens.
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Certains auteurs de ma collection apparaissent sous plusieurs appellations dans la page “Consultation par auteur”, pourquoi?
La multiplicité des appellations s’explique par la présence de plusieurs formes auteur dans le référentiel ou par une forme auteur non rattachée à l’IdHAL du chercheur. Contactez le support
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Comment ai-je accès aux statistiques de consultation du portail ?
En tant qu’administrateur de portail, vous pouvez bénéficier de statistiques détaillées auprès de notre fournisseur Piwik. 

Pour ouvrir un accès, contactez le support.
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Comment ajouter une version à mon dépôt déjà en ligne ?
Si vous souhaitez ajouter une version à votre dépôt, vous devez vous connecter à votre compte et, à partir de Mon espace/Mes dépôts, sélectionner votre document et choisir comme outil  Déposer une nouvelle version.

Votre dépôt sera à nouveau vérifié par notre équipe de modération et vous serez informé(e) de sa mise en ligne.
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Comment connaître les gestionnaires de collection ou les référents structures liés à mon portail ?
Il s’agit d’une requête SQL complexe, contactez le support.
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Comment déposer une référence bibliographique simple ?
Pour déposer une référence bibliographique simple (sans fichier) il suffit simplement de cliquer sur une des deux étapes suivantes lors du dépôt.
Ainsi la première étape se validera automatiquement, et vous pourrez compléter les métadonnées et les données auteurs.

Vérifiez ensuite la citation et cliquez sur le bouton «Déposer».

Votre référence sera automatiquement mise en ligne.
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Comment faire pour signaler un erratum ?
Pour signaler un erratum, vous pouvez ajouter le fichier qui contient l'erratum en annexe au dépôt décrivant le document original qui est corrigé. Voir Ajouter une fichier annexe dans Gérer ses dépôts.

Pour apporter une information plus complète aux lecteurs, vous pouvez aussi signaler les références de publication de l'erratum dans les métadonnées (champ Commentaire par ex, ou champ Voir aussi pour une url). Voir Modifier les métadonnées dans Gérer ses dépôts.
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Comment mettre en forme mon CV ?
Le CV HAL renvoie automatiquement à la recherche des publications dans HAL. Afin de le mettre en forme, connectez-vous à votre compte puis aller dans Mon Espace / Mon Profil / Créer mon CV ajouter le titre de votre CV puis le contenu dans l’encadré. 

Attention :

 	la limite maximale de caractères autorisés est de 65 000.
 	au copier-coller de texte à partir de Microsoft Word. Préférez l'utilisation du texte brut que vous pouvez mettre en page à partir des outils fournis.

Sélectionner ensuite la langue de votre CV et cliquez sur “+”. Vous pouvez choisir les types de documents ainsi que les widgets à afficher.

Enfin cliquez sur Enregistrer en bas de page.

La liste des publications sera mise à jour automatiquement dès que vous effectuerez un dépôt.
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Comment modifier un dépôt à la demande de la validation ?
L’équipe de modération peut vous contacter pour différentes raisons suite à votre dépôt : impossibilité de lire le fichier, affiliation erronée, problème lié à l’autorisation de l’éditeur... 

Si vous recevez un message de l’équipe de modération, vous devez vous connecter à votre compte et, à partir de Mon espace/Mes dépôts, sélectionner votre document et choisir comme outil "Modifier”. Apportez ensuite les modifications demandées puis enregistrez. 

Votre dépôt sera à nouveau vérifié par l’équipe et vous serez averti de la mise en ligne. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne
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Comment puis-je ajouter un fichier à ma référence bibliographique ?
Connectez-vous à votre compte HAL et, à partir de Mon espace/Mes dépôts, vous devez sélectionner votre document et choisir comme outil  Ajouter un fichier.

Voir aussi le tutoriel video
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Comment remplacer les structures dans AURéHAL ?
De nombreuses structures sont créées lors du dépôt, ces structures non-valides apparaissent en rose dans le référentiel. 

De temps en temps, un nettoyage des structures se rapportant à votre portail est à prévoir. 

Vous pouvez alors fusionner ces structures non-valides avec des structures valides. 

Veillez à vérifier les documents au préalable. En cas de doute, contactez le support.
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Comment repérer les notices qui ont un lien vers le texte intégral disponible en libre accès sur arXiv, PubMed Central ou sur une autre plateforme ?
La métadonnée à utiliser pour l'intégrer dans une requête est linkExtId_s

Format de requête :

 	linkExtId_s:arxiv
 	linkExtId_s:pubmedcentral
 	linkExtId_s:openaccess
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Comment transférer mon dépôt vers ArXiv ?
Pour avoir accès à la fonctionnalité de transfert vers ArXiv, le dépôt doit remplir les conditions suivantes : fichier obligatoire, résumé en anglais, domaine spécifique, absence d'identifiant ArXiv. 

L’ensemble des fichiers sources LaTeX doivent être déposés (y compris les figures) et doivent être au format fichier source lors du dépôt.  La taille maximale par fichier est de 3 MB chacun et de 10 MB pour l’ensemble.   

La fonctionnalité de transfert est proposée à la dernière étape du dépôt. Une fois le transfert effectué, le dépôt est ensuite modéré par les équipes d'ArXiv avant sa mise en ligne.

Il est à noter que pour éviter tout blocage, il est préférable de fournir le fichier .bbl pour ArXiv. En effet les fichiers .bib ne sont pas acceptés et donc pas transférés.
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Comment verrouiller une structure dans AURéHAL ?
Un référent structure doit être désigné afin de permettre le verrouillage de la structure.
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Est-ce que je peux changer mon IdHAL ?
La procédure de création de l'IdHAL doit rester unique puisque celui-ci est associé à votre compte et sert à construire l'adresse URL du CV (<link>

Vous ne pouvez donc pas modifier l'identifiant de votre IdHAL.
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Est-il possible d’ajouter une classification JEL ou ACM ?
Oui, lors du dépôt, les codes apparaissent selon le domaine sélectionné.

Un champ mot-clé JEL est proposé si une des disciplines suivantes est sélectionnée comme premier domaines : "Économie et finance quantitative" ou "Sciences de l'homme et la société/Économie et finances" ou "Sciences de l'homme et de la société/Gestion et management".

Un champ classification ACM est proposé si "Informatique" est sélectionné comme premier domaine.
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Il semble que ma collection ne soit pas à jour, que faire ?
Si vous constatez des problèmes de mise à jour de votre collection (dépôts non tamponnés ou à l'opposé des dépôts supplémentaires), il peut s'agir d'une erreur dans l'affiliation du ou des auteurs sur le dépôt, d'un retard d'indexation ou d'un critère mal formé. Il est sans doute nécessaire de mettre à jour la collection. Veuillez contacter le support
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J'ai un message "video error loading player" lorsque je veux visionner une vidéo, pourquoi?
Le problème vient du navigateur que vous utilisez, de l'extension Flash Player particulièrement, avec un potentiel conflit avec un bloqueur de publicité.

Si vous utilisez Google Chrome il faut aller dans Paramètres / Paramètres du contenu / Flash puis décocher "demander d'abord" pour l'autorisation à exécuter Flash.

Il faut ensuite ajouter une exception pour le lancement des vidéos sur les sites HAL et MediHAL donc cliquez sur "Ajouter" > et entrez les URL suivantes : <link> et <link>

Si vous utilisez Mozilla Firefox, il faut aller dans Modules / Plugins / Shockwave Flash / Options. Si le plugin Flash est désactivé, sélectionnez "Toujours activer" dans le menu déroulant.
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Je ne peux pas modifier les dépôts de ma collection. Pourquoi ?
Le gestionnaire d’une collection n’a pas les droits pour modifier les dépôts tamponnés dans sa collection.

Si la collection est liée à un laboratoire, il faut être référent structure pour ce laboratoire pour pouvoir modifier les dépôts.
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Je souhaite supprimer mon compte HAL, comment faire ?
Si vous souhaitez supprimer votre compte, il est nécessaire de faire une demande directement au support
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J’ai changé d’institution, comment faire ?
Si vous souhaitez accéder à votre compte, mais que votre adresse email a changé, vous devez mettre à jour votre profil. 

Pour cela rendez-vous dans Mon Espace / Mon Profil et modifier l’adresse. 

Si vous souhaitez modifier votre affiliation, une fois qu'un dépôt sera fait avec la nouvelle affiliation elle sera proposée pour les dépôts suivants.
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J’ai entré un DOI mais le système n’a rien récupéré, pourquoi ?
Le système récupère les métadonnées qui sont associées au DOI dans la base CrossRef. Cette base n’a fourni aucune métadonnée : soit l’identifiant est erroné, soit l’éditeur n’a pas ou pas encore renseigné les métadonnées.
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J’ai mis un DOI mais j’ai aussi un identifiant PMID pour mon article, où puis-je l’ajouter ?
Les autres identifiants comme le PMID peuvent être ajoutés dans le champ Identifiants que vous trouvez dans la partie réservée aux métadonnées du document lorsque vous affichez la liste complète des métadonnées.
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J’ai remarqué un doublon de thèse, que faire ?
Si un des dépôts est un dépôt STAR et l'autre celui du doctorant, il est nécessaire de hiérarchiser ceux-ci et non pas de les fusionner.

Le module de dédoublonnage vous permet de choisir l'opération à effectuer : fusion ou hiérarchisation. Dans le cas de thèses, il est nécessaire de choisir "hiérarchiser" puis par la suite si des métadonnées sont absentes vous pouvez effectuer un glisser-déposer d'un dépôt à un autre. Enfin, sélectionnez le dépôt STAR à conserver. Cela créera une version 1, celle du doctorant, et une version 2, celle de STAR.

En cas de doute, vous pouvez envoyer les identifiants des dépôts en double au support.
fr
Mon CV affiche des publications dont je ne suis pas l’auteur. Comment les enlever ?
Afin de détacher le dépôt ou les dépôts de votre CV et de votre IdHAL, vous devez vous rendre dans Mon Espace / Mon IdHAL puis dans Formes auteurs associées à votre IdHAL et dans la colonne Actions, cliquer sur le pictogramme liste Consulter les documents associés à cette forme auteur. La liste des publications liées à cette forme auteur sera alors affichée. Il est possible de les décocher s'il s'agit d'homonymie. Puis Enregistrer.

Votre CV sera mis à jour le lendemain matin au plus tard.
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Mon adresse mail a changé, quelle est la procédure ?
Vous pouvez mettre à jour votre adresse mail dans Mon espace/ Mon profil après vous être connecté. 

Si vous avez perdu ou oublié vos identifiants de connexion, signalez votre nouvelle adresse au support. Nos services mettront à jour votre compte.
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Mon article présent dans HAL a été rétracté. Que dois-je faire ?
Votre article a été rétracté mais vous aviez déposé dans HAL le texte intégral. Pour avertir les lecteurs, vous pouvez ajouter une version à ce dépôt : le fichier peut contenir soit la notice de rétractation (exemple), soit le texte intégral de l'article avec la mention Rétracté/Retracted (exemple). Voir Ajouter une nouvelle version dans Gérer ses dépôts.

Pour compléter l'information, nous vous suggérons d'ajouter la mention "Rétracté" dans le champ titre du dépôt.
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Mon dépôt a été refusé, pourquoi ?
Votre document ne correspond pas aux critères de l’archive : l'équipe de modération a dû vous donner une indication du critère non respecté. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne

Les types de dépôts suivants ne sont pas acceptés : mémoires, table des matières seule, bibliographie seule, curriculum vitae, bulletin de veille.
fr
Mon dépôt comporte une erreur, comment la rectifier ?
Si vous êtes déposant, il suffit de vous connecter à votre compte et, depuis Mon Espace / Mes dépôts, sélectionner votre document et choisir comme outil Modifier les métadonnées.

Si vous êtes co-auteur ou gestionnaire, il est nécessaire de demander la propriété du dépôt avant de tenter toute modification. Pour cela, rendez-vous sur la page du dépôt et cliquez sur Demander la propriété.
fr
Mon portail peut-il être ‘caché’ pendant sa mise en place ?
Oui, cette option est possible lors de la création du portail. 

Vous pouvez demander ce paramétrage à l'ouverture du portail. De même, il sera nécessaire de nous avertir lorsque vous souhaiterez le rendre ‘visible’.
fr
Pourquoi mon dépôt n’est-il pas en ligne ?
Tous les dépôts avec fichier étant vérifiés, le délai de mise en ligne peut être plus ou moins long. Habituellement, un dépôt est mis en ligne dans la semaine. Le volume de dépôts à traiter ainsi que les corrections à apporter aux métadonnées récupérées automatiquement et non vérifiées avant d'enregistrer le dépôt influent sur la rapidité de traitement.






oct-17
nov-17
déc-17
janv-18
févr-18
mars-18


Nb total de dépôts/mois
6138
6298
5774
7160
6354
13470*


Nb moyen de dépôts/jour
198
209
186
230
226
434


Nb moyen de dépôts par jour ouvré
279
299
288
325
317
612



*imports massifs

Pour en savoir plus sur les procédures de vérification, voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne
fr
Pourquoi ne puis-je pas accéder au fichier ?
Il est nécessaire de distinguer la notice bibliographique simple de la notice avec fichier. 

Lorsqu'un fichier est disponible, il est visible à droite de l'écran grâce à un encart "Fichier" suivi d'une icône. 

Pour plus de facilité, vous pouvez choisir par "type de dépôt/document" lors de votre recherche sur HAL.
fr
Puis-je constituer l’IdHal d’un chercheur ou le modifier ?
Non, la création de l’IdHal est liée à l’utilisateur connecté. Seul le chercheur peut constituer son IdHal. 

Nous considérons que le choix de l’IdHal relève de la constitution de l’identité numérique du chercheur.

Le travail complémentaire de l’administrateur se fait dans le référentiel auteur en fusionnant les formes auteur existantes d’un même auteur.
fr
Puis-je créer des structures dans AURéHAL?
L’administrateur peut créer de nouvelles structures dans AURéHAL. Il faut cependant bien les valider (‘valide’ ou ‘n’existe plus’), car un script élimine les entrées des référentiels ‘à valider’ pour lesquelles il n’y a aucun dépôt.

En tant que référent structure, vous pouvez également demander la création d'une structure dans le référentiel au support. Pour cela, vous devez nous envoyer les informations suivantes :
- Nom (obligatoire) :
- Sigle :
- Adresse :
- Pays :
- Type de structure (obligatoire) : Institution, laboratoire, département ou équipe de recherche
- URL :
- Affiliations : (obligatoire pour laboratoire, département et équipe de recherche)
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Puis-je créer mon IdHAL ?
La création de l'IdHAL n'est pas obligatoire pour déposer dans HAL.

Pour pouvoir créer votre IdHAL, vous devez avoir au moins une de vos publications déposée sur HAL. Lorsque vous aurez une de vos publications en ligne, vous pourrez sélectionner une forme auteur à associer à votre IdHAL.
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Puis-je modifier mon affiliation sur un dépôt ?
Il est d’usage de mettre l'affiliation valide à la date de la publication. 

Si vous avez la propriété du dépôt (vous avez déposé vous même ou le déposant a partagé la propriété du dépôt avec vous), vous pouvez modifier le dépôt à partir de Mon espace/ Mes dépôts. Vous devez sélectionner votre dépôt et choisir comme outil "Modifier les métadonnées".

Sinon, vous devez demander au déposant de partager la propriété du dépôt avec vous.
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Puis-je retirer un document sur HAL ?
Comme expliqué sur la page d'accueil de HAL, nous ne supprimons pas les documents déposés sur l'archive. Cela notamment pour des raisons de pérennité de l'archive.
HAL propose la pérennité des urls des documents en garantissant que les urls du type: hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant> et hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant>/nom_du_fichier renverront toujours vers le document, quelles que soient les évolutions de HAL. La pérennité des urls contenant le nom du fichier (hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant>/nom_du_fichier) est toutefois soumise à la condition que celui-ci ne soit pas supprimé.
Si votre document est en attente de publication, nous pouvons ajouter un embargo. Si votre fichier nécessite une correction, vous pouvez modifier les métadonnées ou ajouter des versions successives.
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Que veut dire le message 'Document non accessible' ?
Vous venez probablement de recevoir l'email de validation de votre dépôt et souhaitez le visualiser.

Vous obtenez le message 'Document non accessible' lorsque votre dépôt vient d’être mis en ligne par l'équipe de modération et n'est donc pas encore indexé par nos machines.

Il est nécessaire de patienter quelques heures avant que le lien ne soit effectif.
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Que veut-dire 'Demander la propriété' ?
La propriété d'un dépôt peut être partagée entre plusieurs utilisateurs (co-auteurs par ex.). Un dépôt partagé est présent dans l’espace de chacun des utilisateurs permettant ainsi la consultation des statistiques notamment. Il évite aussi la saisie de doublons.

Vous pouvez faire une demande de partage de propriété auprès de votre co-auteur depuis la page du dépôt en cliquant sur Demander la propriété.
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Type de document : Comment déposer un article de blog ?
Pour déposer un article de carnet de recherche ou de blog, le type de document à choisir est "Autre publication" : en affichant la liste complète des métadonnées, le champ "Type de la publication" est proposé avec une liste déroulante. Vous pouvez ainsi sélectionner "Article de blog".
Le contenu de l'article doit être un article rédigé. Ne sont pas acceptés par exemple les annonces de congrès, les programmes de séminaires.
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Type de document : Comment déposer un compte-rendu, une note de lecture ?
Pour déposer une note de lecture/compte-rendu d'ouvrage, le type de document à choisir est "Autre publication" : en affichant la liste complète des métadonnées, le champ "Type de la publication" est proposé avec une liste déroulante. Vous pouvez ainsi sélectionner "Compte-rendu d'ouvrage ou note de lecture".
Si la  note de lecture a été publiée dans une revue, vous pouvez ajouter le titre de la revue dans la métadonnée correspondante.
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Type de document : j'ai coordonné un dossier dans une revue, quel type de document choisir ?
Pour référencer la coordination ou la direction d'un dossier dans une revue ou un n° spécial, le type de document à choisir est "Direction d'ouvrage, Proceedings, Dossier". En affichant la liste complète des métadonnées, vous pouvez ajouter le titre de la revue et les indications de volume ou n°.

Si vous déposez un fichier, il devra contenir le texte intégral du dossier.
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Y a t'il une taille maximum pour les fichiers ?
La taille maximum d'un fichier est de 200Mo. A noter que cette taille peut varier légèrement en fonction du trafic sur HAL. Un message s'affichera s'il y a un problème de chargement de votre fichier lié à sa taille.

La taille du fichier n'est en aucun bloquante : vous pouvez utiliser l'espace ftp mis à votre disposition pour stocker temporairement vos fichiers, ils seront ainsi disponibles au moment du dépôt (onglet Sélectionner les fichiers depuis l'espace ftp disponible dans la vue détaillée).

Voir aussi le tutoriel Où stocker des fichiers volumineux
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