A quoi sert l’entretien préalable ?
Il vous permet d’informer le salarié des raisons pour lesquelles vous envisagez de le licencier et surtout, il permet au salarié de vous donner ses explications et ses observations, afin que vous puissiez prendre votre décision en toute connaissance de cause.
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Dans quel cas devez-vous envoyer une convocation à un entretien préalable à un salarié ?
Vous êtes tenu d’envoyer cette lettre de convocation à un entretien préalable dès lors que vous envisagez le licenciement d’un salarié pour un motif personnel autre que disciplinaire (pour un licenciement pour motif disciplinaire, voir notre lettre de convocation à un entretien disciplinaire).
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Devez-vous respecter une procédure particulière ?
La convocation à l’entretien préalable doit être adressée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge (après avoir vérifié dans la convention collective applicable à l'entreprise s'il n'existe pas de procédure particulière).
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Quand utiliser ce document ?
Utilisez ce document lorsque : vous envisagez de licencier un salarié ; vous avez un motif réel et sérieux à invoquer.
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Que contient ce document ?
Ce document contient : votre identité et celle du salarié ; l’objet de l’entretien ; la date, l’heure et le lieu de l’entretien (pendant les horaires de travail) ; la possibilité pour le salarié de se faire assister (par un salarié de l’entreprise ou par un conseiller extérieur).
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Que doit préciser la lettre sur l’assistance du salarié lors de l’entretien ?
La lettre de convocation du salarié doit préciser qu’il a le droit de se faire assister lors de l’entretien. Il peut choisir un salarié de l’entreprise. S’il n’y a pas de représentants du personnel dans l’entreprise, le salarié peut demander à être assisté par un conseiller extérieur. L’employeur doit lui préciser sur la lettre de convocation, qu’il peut trouver la liste des conseillers à contacter soit en s’adressant à l’inspection du travail, soit à la mairie de l’entreprise.
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Que se passe-t-il si le salarié ne vient pas à l’entretien ?
Si l’employeur peut prouver que la lettre de convocation a bien été transmise au salarié, ou qu’elle a été expédiée en recommandé avec accusé de réception, tant pis pour le salarié s’il ne se présente pas à l’entretien. La procédure reste valable et le licenciement pourra lui être notifié, au-delà du délai de deux jours ouvrables qui suit la date de l’entretien.
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Quel délai devez-vous respecter entre la transmission en main propre de la lettre de convocation à l’entretien et la date de l’entretien ?
L’employeur doit respecter un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la date de réception de la lettre et la date de l’entretien. Les jours ouvrables sont les jours du calendrier sauf les jours fériés et le dimanche. Exemple 1 : Si la lettre est datée du lundi 5 février et qu’elle est transmise en main propre au salarié le mardi 6 février, le délai minimum de 5 jours ouvrables commencera le mercredi 7 et se terminera le lundi 12. La date de l’entretien devra donc être fixée au plus tôt le mardi 13 février. Exemple 2 : Si la lettre est datée du lundi 30 avril, et qu’elle est transmise au salarié le 2 mai, le délai de 5 jours commencera le jeudi 3 mai, et se terminera le mercredi 9 mai. La date de l’entretien devra être fixée au plus tôt le jeudi 10 mai.
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Quel délai devez-vous respecter entre l’envoi en recommandé de la lettre de convocation à l’entretien et la date de l’entretien ?
Le délai est le même que dans le cas précédent (lettre remise en main propre). A la différence près que le point de départ du délai se situera le lendemain de la première présentation de la lettre par le facteur au domicile du salarié. Autrement dit, que le salarié ait récupéré la lettre ou pas, le délai ne change pas. Exemple 1 : La lettre est datée du lundi 5 février, le facteur se présente au domicile du salarié le mercredi 7 février ; que la lettre soit remise au salarié ou que le facteur laisse un avis de dépôt de la lettre, cela ne change rien : le délai de 5 jours ouvrables commencera le jeudi 8 et se terminera le mardi 13. La date de l’entretien devra donc être fixée au plus tôt le mercredi 14 février. Exemple 2 : La lettre est datée du lundi 30 avril, le facteur se présente au salarié au domicile du salarié le jeudi 3 mai. Le délai démarre le vendredi 4 mai, et se terminera le jeudi 10 mai. La date de l’entretien pourra être fixée au plus tôt le vendredi 11 mai.
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Y a-t-il un délai à respecter entre l’entretien et la notification du licenciement ?
Oui, il y a un délai, et vous devez le respecter absolument si vous ne voulez pas qu’on vous reproche un vice de procédure. La notification ne peut intervenir que 48 heures (2 jours ouvrables) après le jour fixé pour l'entretien. Exemple : L’entretien a eu lieu le lundi 3 avril. Au plus tôt, le licenciement pourra être notifié au salarié le jeudi 6 avril.
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