1- Quand utiliser la lettre de réponse aux observations du contrôleur URSSAF ?
Utilisez ce document lorsque : vous avez reçu la lettre d’observations du contrôleur ; vous souhaitez y répondre (c’est vivement recommandé).
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2 - Que contient la lettre de réponse aux observations du contrôleur URSSAF ?
Ce document contient : la date de début du contrôle URSSAF dans votre entreprise ; la date de la lettre d’observations et le cas échéant, le montant réclamé par l’URSSAF ; votre acceptation : dans ce cas, la lettre contient une demande de remise gracieuse des majorations de retard qui vous seront réclamées par l’URSSAF ; ou votre contestation : dans ce cas, vous devez préciser les raisons qui vous poussent à contester le montant du redressement envisagé par l’URSSAF dans la lettre d’observations.
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3 - Quels sont les principaux points qui amènent à un redressement de la part de l’URSSAF ?
Les contrôleurs URSSAF procèdent principalement à des redressements sur : des éléments de salaire qui n’ont pas été soumis à cotisations sociales : par exemple, des avantages en nature mal évalués, des remboursements de frais professionnels (déplacements, restaurants) non justifiés par des factures, des primes qui sont, à tort, pris comme des remboursement de frais professionnels ; des situations de travail dissimulé (intentionnel ou non) : par exemple, des heures supplémentaires dont le paiement ne figure pas sur les bulletins de paie, des salariés non déclarés ; des exonérations de cotisations sociales mal calculées : par exemple, des exonérations sur les bas salaires calculées sur un mauvais montant de SMIC ; le financement des accords de prévoyance et de frais de santé de l’entreprise parce que les accords ont été mal formalisés ; les primes d’intéressement parce que l’accord d’intéressement a été mal rédigé ou déposé hors délai.
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4 - Quand adresser votre réponse à l’URSSAF ?
Vous avez 30 jours pour répondre aux observations du contrôleur URSSAF par lettre recommandée avec accusé de réception. Le délai de 30 jours commence soit à la date figurant sur la lettre d’observations (si elle vous a été remise en main propre par l’inspecteur URSSAF à la fin de son contrôle), soit à la date d’envoi de cette lettre (si elle vous a été adressée en recommandé avec accusé de réception). Vous pouvez aussi demander la prolongation de ce délai de 30 jours. Si vous en faites la demande, ce délai pourra être porté à 60 jours.
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5 - Que peut-on répondre aux observations du contrôleur URSSAF ?
Vous pouvez : accepter toutes les observations du contrôleur URSSAF et donc tous les sommes qu’il envisage de vous réclamer : mieux vaut le faire par écrit, cela vous permet aussi de demander la remise des majorations de retard (cette remise n’étant pas automatique) ; demander la révision du redressement en vous appuyant sur des documents qui n’ont pas été contrôlés par l’inspecteur URSSAF : si l’URSSAF prend en compte ces nouveaux documents, elle peut réduire le montant du redressement ; contester le redressement totalement ou partiellement. N’oubliez pas de préciser les raisons de votre contestation et de joindre tous les documents qui justifient cette position.
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6 - Sur quoi peut porter la contestation ?
Chaque fois que vous estimez que le contrôle ne s’est pas déroulé dans les règles, contestez tout le redressement en précisant les règles qui n’ont pas été respectées par le contrôleur. Exemples des raisons que vous pouvez invoquer dans votre réponse : vous reprochez au contrôleur d’être venu dans votre entreprise moins de 15 jours après son avis de passage, le contrôleur a emporté des documents avec lui sans votre accord, il a interrogé des personnes étrangères à votre entreprise ou un ou plusieurs de vos salariés hors de leur lieu de travail.
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7 - Comment rédiger les raisons de cette contestation ?
Citez les textes auxquels vous vous référez pour appuyer votre argumentaire. Exemple : si, pour contester le montant calculé par l’URSSAF, vous vous appuyez sur une circulaire administrative (ex : une circulaire de la Direction de la Sécurité sociale ou une lettre-circulaire de l’ACOSS), citez-la dans votre argumentaire (exemple de rédaction : conformément à la lettre-circulaire ACOSS n° 2016-00015 du 15 février 2016) et joignez-la au courrier. Généralement, le contrôleur y fait référence dans la lettre d’observations.
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8 - L’URSSAF doit-elle répondre à ce courrier ?
L’URSSAF doit répondre, dans les 2 mois de la réception de votre courrier, à toutes les observations que vous aurez faites dans ce courrier. Plus précisément, l'URSSAF doit détailler, pour chacune d’elles, les montants de redressement qu’elle abandonne et ceux qu’elle maintient et donner à chaque fois les raisons de sa décision. Cette réponse n’est pas une nouvelle lettre d’observations.
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9 - Peut-on contester un redressement URSSAF si l’on n’a pas répondu aux observations du contrôleur URSSAF ?
Répondre à la lettre d’observations de l’URSSAF n’est pas obligatoire (même si c’est recommandé). Si vous ne le faites pas, vous pourrez tout de même contester le redressement opéré par l’URSSAF. Dans ce cas, saisissez la Commission de recours amiable puis le tribunal judiciaire, pôle social
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