Comment fonctionne Spendesk ?
Spendesk fournit des méthodes de paiement pour les entreprises, et une plateforme puissante conçue pour les équipes financières afin de mieux gérer les dépenses. Il s'agit notamment de cartes de débit pour remplacer les anciennes cartes de crédit d'entreprise, de cartes virtuelles pour les achats en ligne et de notes de frais automatisées pour les achats imprévus.

Pour les employés

Les employés n'ont plus besoin d'avancer de l'argent. Ils demandent simplement des fonds pour un achat particulier et peuvent utiliser leur carte Spendesk physique ou virtuelle pour effectuer le paiement.

Si, pour quelque raison que ce soit, l'employé ne peut pas utiliser sa carte Spendesk, il prend une photo du justificatif via l'application mobile et crée une note de frais en temps réel. Elle est envoyée directement à son responsable pour validation, puis à l'équipe financière.

Pour les équipes financières

Chaque employé a son propre profil sur Spendesk et sa propre carte de dépenses. Contrairement à la carte de crédit de l'entreprise, vous savez toujours qui dépense l'argent de l'entreprise. La plateforme permet aux contrôleurs de créer des limites de dépenses et des approbations préalables. Les décideurs et les cadres auront un niveau de dépenses préapprouvé, différent de celui des autres employés. Si un membre de l'équipe a besoin de revoir son budget pré-approuvé, il peut en faire la demande à son responsable via l'application mobile ou la plateforme en ligne.

Lorsqu'une dépense est effectuée avec une carte Spendesk, l'employé prend simplement une photo du justificatif au moment de l'achat. Finie la perte des justificatifs ! Les équipes financières peuvent voir en temps réel les dépenses de l'entreprise et assurer le suivi des reçus ou factures manquantes en envoyant des rappels aux employés par l'intermédiaire de la plateforme.

Le suivi des dépenses est également plus facile car les équipes financières peuvent regrouper les dépenses et leur attribuer les bons taux de TVA et comptes de charges, avant de tout exporter en quelques clics vers leurs outils comptables. Spendesk fluidifie l'ensemble du processus de dépenses de l'entreprise, rendant la gestion des dépenses intuitive, simple et efficace.
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Comment fonctionnent les cartes virtuelles ?
Les employés qui ont besoin de dépenser en ligne peuvent accéder à des cartes virtuelles à usage unique pour des achats ponctuels, ou à des cartes virtuelles récurrentes pour des achats réguliers (ex: abonnements LinkedIn).

Pourquoi utiliser des cartes virtuelles ? Chaque carte virtuelle est composée d'une suite de chiffres uniques. C'est plus sûr que de partager la carte de crédit de l'entreprise sur des centaines de sites internet. Et ces cartes peuvent être bloquées ou supprimées à tout moment à partir de la plateforme Spendesk. Les administrateurs Spendesk de votre entreprise peuvent gérer le montant disponible sur une carte à tout moment, et peuvent toujours voir qui dépense quoi.
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Comment nos données sont-elles protégées ?
La sécurité est une priorité chez Spendesk. Nous attachons autant d'importance à l'intégrité de vos données personnelles qu'aux nôtres. Les bases de données de Spendesk sont cryptées et sauvegardées automatiquement tous les jours. Nous utilisons des pare-feu, l'authentification des payeurs, la déconnexion automatique des sessions utilisateurs, le salage et le hachage des mots de passe. Nos bases de données et nos serveurs sont hébergés et maintenus par AWS (Amazon Web Services).

Nos mesures de sécurité suivent des standards de pratique qui se sont avérés fiables et robustes. Ces mesures peuvent évoluer en prévision des risques futurs, et Spendesk évoluera toujours en fonction pour protéger vos données financières. 

Consultez notre politique de confidentialité complète pour en savoir plus.
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Comment puis-je m'inscrire à Spendesk ?
Pour commencer à utiliser Spendesk, il n'y a rien de plus simple. Échangez avec notre équipe dès aujourd'hui.
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Dans quels pays Spendesk est-il disponible ?
Spendesk est disponible pour les sociétés situées dans la Zone Economique Européenne (France, Royaume-Uni, Allemagne, Espagne, Norvège, Suède, Danemark...) et aux Etats-Unis.

Les clients peuvent créer des portefeuilles dans différentes devises : Euro (€), Dollar Américain ($), Livre (£), Couronne Danoise (kr ; DKK), Couronne Norvégienne (kr ; NOK), Couronne Suédoise (kr ; SEK).
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Est-ce que Spendesk s'adapte à mon entreprise ?
C'est la raison pour laquelle nous existons ! Notre plateforme centralise toutes les dépenses pour que l'équipe financière garde le contrôle sur l'ensemble de la trésorerie de l'entreprise. En même temps, plus l'entreprise grandit, plus il faut laisser de l'autonomie aux employés pour faire leurs achats.

Les contrôleurs financiers peuvent établir différents seuils de dépenses pour différentes équipes. De plus, les processus d'approbation des équipes permettent aux managers d'approuver ou de refuser les demandes des membres de leur équipe, ce qui simplifie les processus pour tout le monde.

Spendesk accompagne aussi les entreprises ayant plusieurs sites et filiales. Une fois les fonds chargés sur votre compte Spendesk, vous pouvez gérer les portefeuilles de différentes entités et passer de l'une à l'autre en un clic. Spendesk aide également les entreprises en croissance à mettre en place des politiques de dépenses multiples.
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Les cartes Spendesk sont-elles acceptées partout ?
Les cartes Spendesk Mastercard sont acceptées par des millions de commerçants, en ligne ou en magasin. Cela rend les dépenses des entreprises faciles et pratiques. 

Il suffit de chercher le célèbre logo Mastercard sur les sites Web des commerçants, les distributeurs automatiques de billets et les vitrines des magasins.
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Les cartes Spendesk sont-elles sécurisées ?
La "Responsabilité zéro franchise" de Mastercard protège les cartes Mastercard contre la fraude. Ayez l'esprit tranquille en sachant que la Responsabilité zéro franchise s'applique à tous vos achats effectués en magasin, par téléphone, en ligne ou au moyen d'un appareil mobile, ainsi qu'à toutes les opérations faites sur des distributeurs automatiques.

En savoir plus sur la Responsabilité zéro franchise.
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Les employés doivent-ils encore faire des notes de frais ?
A la main ? Plus jamais ! Notre objectif est de supprimer complètement les notes de frais. Cependant, nous sommes conscients que nous devons toujours couvrir toutes les situations de dépenses. Par conséquent, nous permettons aux employés qui ont eu besoin d'avancer de l'argent d'être remboursés via Spendesk.

Les employés prennent simplement une photo de leur reçu via l'application mobile Spendesk et créent une demande de remboursement instantanément. Cela évite d'avoir à saisir manuellement les données et fait gagner du temps à l'employé et à l'équipe financière.
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Où les fonds sont-ils hébergés ?
Lors du chargement de votre compte Spendesk, vos fonds seront déposés sur un compte de cantonnement auprès de la SFPMEI (Société Financière du Porte-Monnaie Electronique Interbancaire), un établissement de crédit européen, agréé et contrôlé par l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR). 

Pour en savoir plus sur nos partenaires financiers, envoyez un mail à compliance@spendesk.com.
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Puis-je contacter une vraie personne ?
Absolument ! Envoyez-nous un mail à hello@spendesk.com pour discuter avec l'un des membres de notre équipe. Nous nous ferons un plaisir de vous aider en français, anglais, espagnol ou allemand.
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Puis-je intégrer Spendesk à mes outils comptables et financiers ?
Oui, Spendesk peut s'intégrer à la majorité des outils disponibles sur le marché !

Nous avons une intégration directe avec Xero et DATEV. Et nous offrons également des exports personnalisés, en CSV ou XLS, qui fonctionnent pour Diamant, Sage, Quadratus, Datev, Netsuite+ et Cegid.

Découvrir notre intégration Xero.
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Qu'est-ce que Spendesk ?
Spendesk est la plateforme de gestion des dépenses pour entreprise conçue à la fois pour les employés et la finance.  Avec une visibilité sur tout le processus, l'équipe finance peut décentraliser la gestion des dépenses opérationnelles à travers toute l'entreprise, sans pour autant perdre le contrôle et la traçabilité.

Spendesk offre des moyens de paiements flexibles, un processus de validation des dépenses, des notes de frais automatisées, un traitement de facture optimisé  —le tout pour la première fois, sur une seule et même plateforme.
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Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?
Les dépenses de l'entreprise peuvent être de plusieurs types :

Les dépenses stratégiques sont généralement centralisées et gérées par des décideurs qui ont la responsabilité sur des dépenses spécifiques. Elles peuvent être gérées au moyen de factures, virements électroniques et bons de commande.
Les dépenses opérationnelles sont également centralisées, mais les dépenses sont effectuées par les gestionnaires et les employés dans leur vie professionnelle de façon quotidienne. Elles comprennent les achats par carte, abonnements, campagnes digitales, événements, commandes diverses pour le bureau ou encore les voyages d'affaires.
Les autres frais, contrairement aux dépenses stratégiques et opérationnelles, représentent un nombre important de petits achats qui peuvent être difficiles à suivre. Il s'agit notamment des paiements par carte, demandes de remboursement des dépenses terrains et des frais de déplacement.

La gestion des dépenses est le processus par lequel les entreprises gèrent toutes ces dépenses professionnelles. Elle tient compte de l'ensemble du processus d'achat : approbations d'achat, méthodes de paiement, traitement des factures, note de frais, réconciliation des justificatifs, catégorisation des dépenses, taux de TVA, etc. pour une bonne tenue de la comptabilité.

Les outils de gestion des dépenses deviennent nécessaires lorsque le nombre d'employés augmente et que l'équipe finance a besoin d'une meilleure visibilité et d'un meilleur contrôle de la trésorerie. Les employés ont besoin d'outils flexibles et intuitifs pour pouvoir dépenser facilement et être en mesure de faire leur travail.

C'est à ce moment-là que Spendesk devient le bon choix.
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Quels sont les horaires d'ouverture de votre service client ?
Notre équipe est disponible du lundi au vendredi, de 9h30 à 19h (heure d'Europe centrale).
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Spendesk fournit-il des cartes physiques ?
Oui, les employés peuvent utiliser les cartes Mastercard de débit pour leurs déplacements professionnels et leurs achats en magasin.

Les équipes financières et les managers nommés peuvent contrôler les cartes dans un simple tableau de bord pour :

Établir des budgets pour chaque titulaire de carte;
Permettre aux titulaires de carte de retirer de l'argent comptant ou non;
Ajouter plus de fonds;
Réduire les budgets ou bloquer des cartes à tout moment.

Toutes les dépenses sont visibles en temps réel dans Spendesk. De plus, les employés prennent en photo les justificatifs au moment de la dépense afin que le rapprochement puisse être automatisé pour un gain de temps incomparable pour toute l'entreprise.
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